EXTRACCION DE NOVEDADES POR ENVIO

PROCEDIMIENTO: Tlgen:ExtraENV

DOCUMENTO:  AUXILIARESRETENCINE001.RTF

RUTA: Administración/Sistema de Nómina/Módulos de Nómina/Novedades de Nómina/Transacciones/Extracción de envíos/Extracción de Novedades por envío.

Esta opción es utilizada para traer nuevamente al módulo todas las novedades generadas. Tenga en cuenta la siguiente advertencia y complete la información requerida, esta opción se encuentra en el Módulo de Novedades de Nómina:

"Verifique que no estén Grabando Novedades"

Nómina: Es el código del tipo y de la clase de nómina a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Nóminas.
 
Período: Es el año, mes y período a definir para el envío, puede seleccionarse de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Abiertos por Nómina.
 
Envío: Es el código del envío que ya generado y el cual se traerá a la Nómina, puede seleccionarse de la pantalla Consulta de Envíos de Módulos.  

Luego oprima el botón <Realizar Extracción>  para que el sistema realice las operaciones pertinentes. Para la exportación de dicho archivo.

RETENCION EN LA FUENTE

Procedimiento:       AUXILIARESRETENCINE001.RTF

Ruta:     Sistema De Nomina / Módulos De Nomina / Procesos Auxiliares / Retención En La Fuente.

En este modulo encontramos los parámetros para el calculo de la retención en la fuente tanto periódico como semestral.

PARAMETROS DE CALCULO PERIODICO

Tabla de retencion en la fuente: seleccione en este campo la tabla de impuesto creada para el manejo de la retencion en la fuente.

Dedusibles en variables del trabajador: esos campos estan dados por los clasificadores que se hayan utilizado en el registro del empleado para el manejo de los deducibles de vivienda y/o educación o salud, entonces, coloque el numero de variable para cada caso así: si en el registro del empleado la variable escogida para el manejo deducible de vivienda es la numero 1 este campo se llenara con este numero, de l misma manera aplicara para el campo deducible de salud

Porcentajes Máximos Para: se refiere a los porcentajes decretados por ley como máximos para el cálculo del salario exento, máximo deducible de salud y/o educación y deducciones de aportes pensiónales. Diligencie estos campos con lo que dice la ley.

PARAMETROS DE CÁLCULO SEMESTRAL

Aquí se definen los parámetros a tener en cuenta en el cálculo semestral de retencion en la fuente.

Tabla de retencion en la fuente: seleccione en este campo la tabla de impuesto creada para el manejo de la retencion en la fuente.

Dedusibles en variables del trabajador: esos campos estan dados por los clasificadores que se hayan utilizado en el registro del empleado para el manejo de los deducibles de vivienda y/o educación o salud, entonces, coloque el numero de variable para cada caso así: si en el registro del empleado la variable escogida para el manejo deducible de vivienda es la numero 1 este campo se llenara con este numero, de l misma manera aplicara para el campo deducible de salud

Porcentajes: se refiere a los porcentajes decretados por ley como máximos para el cálculo del salario exento, máximo deducible de salud y/o educación y deducciones de aportes pensiónales. Diligencie estos campos con lo que dice la ley.

Fecha Tope Régimen Anterior: se refiere a la fecha en que el tope máximo cambia de un año a otro con el fin de que el sistema pueda hacer la proporcionalidad.

CALCULO SEMESTRAL DE RETENCION EN LA FUENTE

COMO SE GENERA EL PROCESO DE RECALCULO:
 
Este proceso se genera ingresando por el módulo de PROCESOS AUXILIARES -  RETENCION EN LA FUENTE – CALCULO SEMESTRAL:
 
CAMPOS QUE DEBEN SER DILIGENCIADOS DE FORMA OBLIGATORIA:
 
Concepto de Retención: Seleccione el concepto por el cual se va a realizar la Retención y seleccione con el Lookup   en la pantalla Consulta de Conceptos el que necesite.
En este concepto debe de estar matriculado en políticas por fuera de nomina SRFSM,
Nómina: Seleccione la clase de nómina por la cual se va a realizar el cálculo de Retención.  Con el Lookup   llama la pantalla Consulta Nóminas y seleccione la clase de nómina que necesite.
 
Desde
Períodos a Sumar: Seleccione el número ó consecutivo del período inicial del rango para realizar el cálculo de la Retención.  Con el Lookup llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina  y seleccione el que necesite.
 
Hasta
Períodos a Sumar: Seleccione el número ó consecutivo del período final del rango para realizar el cálculo de la Retención.  Con el Lookup llama la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina  y seleccione el que necesite.
 
Política Semestral: Anote el código de la política de cálculo para la Retención.
Ya completa la información anterior, oprima la opción: REALIZAR CALCULO el sistema realiza automáticamente la operación de cálculo de la Retención Y genera el informe para revisión.
 
AUMENTOS SALARIALES

Por este modulo el sistema nos permite realizar los aumentos salariales de acuerdo a algunos parámetros así:

Ingrese por: SISTEMA NOMINA / MODULOS DE NOMINA / PROCESOS AUXILIARES / AUMENTOS SALARIALES

Por parámetros: por esta opción como su nombre lo indica podemos determinar la realización del incremento de salario dependiendo de unos criterios de acuerdo a las necesidades.

Aumento Salarial: Digitar el porcentaje ó el valor del nuevo aumento salarial.

Aumento por: Marque según la opción que necesite:

Porcentaje  ó  ·  Valor.

Fecha: Seleccione la fecha de la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial y seleccione la fecha (dd,mm,aa) en la pantalla Calendario.
 
Motivo: Seleccione el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Motivos de Aumento Salarial, llamada por el Lookup.

Tipo De Salario: seleccione el parámetro de tipo de salario que se ajuste al aumento que va a realizar teniendo en cuenta que si escoge NORMAL realizara el aumento a todos los empleados en su historia salarial aparezca con tipo normal, si escoge  ANTIGÜEDAD  deberá señalar los días mínimos que debe tener el empleado para que realice el incremento, ahora si escoge salario deberá determinar el valor del salario que esta matriculado en el HSL y a cuales se les debe cambiar el salario, y si escoge rango deberá determinar el valor de los rangos de salario a los cuales se les desea hacer el cambio.

Redondeo: permite determinar si al valor resultado al aplicar el aumento se le debe realizar redondeo a la unidad, al diez, al cien o a mil.

Condicionamientos: permite determinar a un grupo de empleados utilizando cualquiera de los siguientes clasificadores:

Nómina: Seleccione el consecutivo ó número de la nómina que necesite y seleccione la indicada en la pantalla Consulta Nóminas, llamada con el Lookup.
  
Departamentos: Seleccione el código del departamento de la empresa al cual se le va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Departamentos, llamada con el Lookup.
  
Relación Laboral: Seleccione el código de la relación laboral por la cual se va a realizar el aumento salarial y seleccione el indicado en la pantalla Consulta de Relaciones Laborales, llamada con el Lookup.  

ARCHIVOS DE TEXTO: permite realizar los cambios de salario desde un archivo plano que actualizara la historia salarial del empleado. Este archivo se debe grabar con extensión .prn y posteriormente por el explorador de Windows se debe cambiar esta extensión como .txt con el fin de que el proceso de importación sea exitoso, para que eso suceda tenga en cuenta lo siguiente:

Datos del Archivo

Ubicación / Nombre: Señalar la ruta de acceso de toma de los datos ó seleccione dicho Path con el botón, que lo lleva a la pantalla <Choose a File>.

Número de Registros: Digite el número de registros que desea ejecutar para el aumento salarial.

Motivo: Seleccione el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial ó seleccione de la pantalla Motivos de Aumento Salarial llamada por el botón.  

Oprima el botón <Confirmar> ,  muestra la pantalla  "Seleccionar Destino del Informe" y el sistema realiza automáticamente la operación, seleccione:

Dispositivo Destino: Impresora, Disco, Pantalla, Meta File

Selecciona tipo de letra?
Actualiza defaults?

¿CÓMO ES LA ESTRUCTURA DEL ARCHIVO PARA EL AUMENTO SALARIAL?

ESTRUCTURA:
CrnEmp               String (12)!carné del empelado
FchCmb               String (8)! aaAAMMDD
BscEnt                  String(10) !10 Enteros (Salario Mensual)
BscDec                 String (2)!2  Decimales

¡ADVERTENCIA ¡
No Olvide realizar backup del EMP.DAT y el HSL.DAT antes de tirar el proceso, para que se restauren dichos archivos si existió algún percance durante el proceso.

Por Oficios: permite hacer incremento de salario teniendo en cuenta los oficios, para que esto funcione diligencie los campos de pantalla así:

Fecha: Seleccionar la fecha por la cual empieza a regir el nuevo aumento salarial.

Motivo: Seleccionar el código del motivo por el cual se va a realizar el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Motivo de Aumento Salarial.

Condicionamientos

Desde:   Es el primer rango donde se inicia el cálculo del aumento salarial.

Relación Sindical: Anotar el código de la Relación Sindical a partir de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Relaciones Sindicales.

Oficio: Anotar el código del grupo de oficios de la empresa de donde se realiza el aumento salarial, seleccione el código de la pantalla Consulta de Oficios.
 
Hasta:   Es el rango final donde se termina el cálculo del aumento salarial.

Tipo de Ajuste:   Marque una de las siguientes opciones, según el caso:

Mínimo, Máximo ó No

Verificar Tope de Aumento: Marque una de las siguientes opciones, según el caso: Antes  ó   Después.

Oprima el botón <Confirmar>, muestra la pantalla  "Seleccionar Destino del Informe" y el sistema realiza automáticamente la operación, seleccione:

Dispositivo Destino: Impresora, Disco, Pantalla, Meta File

Selecciona tipo de letra?
Actualiza defaults?

AUMENTO SALARIAL POR CATEGORIAS
______________________________________________________________   """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

Fecha aumento: Se selecciona la fecha a partir de la cual se hará efectivo  el aumento salarial.

Motivo: Se selecciona la razón por la cual se efectuó el aumento.

Variables de categoría: Es una clasificación diferente dado a que clasifica por medio de tablas genéricas (Ubicación, Grupos, Subgrupos, Niveles y Labores).

Tabla: El sistema trae por defecto el nombre de la tabla que se seleccionada en al campo máximo y mínimo.

Máximo: Se selecciona la tabla genéricas por la cual se hará el aumento por categoría (Desde).

Mínimo: Se selecciona la tabla genérica por la cual se hará el aumento por categoría (Hasta).

Variables % de aumentos: Se selecciona la ubicación de los porcentajes de aumentos.

Tabla: El sistema trae por defecto el nombre de la tabla que es seleccionada en al campo variable % y tipo.

Variable %: Se selecciona la variable que posee el % del aumento.

Condicionamientos

Categoría: De acuerdo a la tabla seleccionada  en variables de categoría el sistema limita a seleccionar dependiendo de dicha clasificación (Desde - Hasta).

Oficio: Se selecciona los cargos a los cuales se les realizara el aumento (Desde - Hasta).

Relación sindical:   Se selecciona la relación por la cual cuales se les realizara el aumento (Desde - Hasta).

Tipo de ajuste: Se iguala al mínimo o al máximo dependiendo del salario por oficio seleccionado.

Verificación tope de aumento 

Antes verificar que salario tiene el empleado antes del aumento.

Después muestra un informe sobre como que dan los salarios respecto los anteriores salarios del empleado.

Actualizar salarios por oficio: Se selecciona si se desea que el sistema actualice los salarios por oficios automáticamente.

¿CÓMO SE PARAMETRIZAN LOS AUMENTOS POR CATEGORIA?

Para todos los aumentos debe salvar los archivos EMP y el HSL, antes de realizar el proceso.

Crear dos tablas genéricas:

	Categorías
	Tipos de Empleados o Tipos de Aumento o Niveles.

Estas tablas están asociadas con los oficios en:

	Tabla1 = Categorías
	Tabla2 = Tipos de Aumento

Recuerde todo lo concerniente con la creación de tablas genéricas.

Matricule por cada oficio las categorías y los tipos de aumento.

Esto haría que un oficio debe ser matriculado a una persona dependiendo de la categoría y de un tipo de aumento.

Por lo tanto, debería tener tantos oficios como categorías y/o niveles tenga.

Los defaults quedan grabados en donde usted tenga datos.  Ej.: .\datos  en el INI - Tnau.ini cuyas entradas son [Tnau: Aucat].

Estos defauts son solamente informativos:

En Categorías asume que la tabla es Tgcat
En Aumentos asume que la tabla es TgTcat.
En los máximos asume que el campo se llama MÁXIMO
En los mínimos asume que el campo se llama MÍNIMO
En los Porcentajes asume que le campo se llama PRC-Aumento
En el tipo asume que el campo se llama Tipo-Aumento
Así: 	[tnau: AuCat]
	Categorías=TGCAT
	Mínimo=Mínimo
	Máximo=máximo
	Aumentos=TGTCA
	Porcentaje=Porcentaje
	Tipo=Tipo

-Usted debe relacionar los valores correctos de acuerdo con los que ha definido en las tablas genéricas.
-Ver (como se manejan en los oficios de las tablas 1 a 2).

¿CÓMO SE MANEJAN EN LOS OFICIOS LOS CAMPOS TABLA1 y TABLA2?

Estos dos campos son tablas genéricas debe crearse una variable de usuario:
Tge:OfiTabla1 - Defaut=Tgcat
Tge: OfiTabla2 - Defaut=TgTca

Estas dos tablas permiten hacer aumentos saláriales por categorías.  

CÁLCULO DE SALARIOS PROMEDIOS 

Agrupación para acumulados

Valores (1):   Anotar el código del concepto por el cual se agrupan los valores para el cálculo del salario promedio, seleccione de la pantalla Agrupación de Conceptos.

Horas (2): Anotar el código del concepto por el cual se agrupan los valores para el cálculo del salario promedio, seleccione de la pantalla Agrupación de Conceptos.
  
Variables de Trabajador

Grabar Cálculos (3):   Marcar una de las opciones siguientes según el caso:
· NO  ó  · SI

En caso de ser marcada la opción SI,  anote el número de variables para la grabación del cálculo ó selecciónela con el.

Proceso:   Marcar una de las opciones siguientes según el caso:

Individual ó Colectivo.

En caso de ser marcada la opción INDIVIDUAL, se activa el recuadro:

Empleado:   Seleccione en la pantalla Consulta de Empleados, llamada con el Lookup, el empleado al cual se le realizará el cálculo del aumento salarial.

En caso de ser marcada la opción COLECTIVO, se activa el recuadro:

Nómina: Seleccione en la pantalla Consulta Nóminas, llamada con el Lookup, la clase de nómina que necesite para realizar el aumento salarial.

Agrupación de Trabajadores:   Seleccione en la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato, la agrupación de trabajadores por los cuales se le va a realizar el aumento salarial.

Calcular Retirados: Marque el recuadro si desea realizar el cálculo de aumento salarial al personal ya retirado.

Aparece en la pantalla la forma como el sistema realiza el cálculo del aumento salarial, así:

'Salario promedio Calculado como:'   A: (1)/ (2)  ó  B: (1)/ (3)

Desde: Anotar el primer parámetro del rango para el inicio del cálculo del aumento salarial.

Período: Seleccione el período inicial para la realización del cálculo del aumento salarial.

Hasta:   Anotar el último parámetro del rango para el inicio del cálculo del aumento salarial.

Período: Seleccione el período final para la realización del cálculo del aumento salarial.

DUPLICAR AGRUPACIONES DE EMPLEADOS
  
Usted puede extraer todos los empleados que se encuentran recopilados en un grupo determinado de concepto de agrupación. 

Duplicar los empleados de la:

Agrupación de Empleados: Seleccione en la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato, llamada con el botón, la agrupación que necesite.

En la Agrupación:

Agrupación de Empleados: Señale el destino final en la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato, llamada con el botón, donde van ser guardados los empleados anteriormente seleccionados.

DUPLICAR DIAS NO HABILES

Esta funcionalidad nos proporciona la posibilidad cuando manejamos mas de un tipo de nomina duplicar los días no hábiles del año, es decir, que si tengo varios tipos de nomina al definir los días no hábiles en una de ellas podré duplicar esta información en las restantes sin tener que repetir este proceso.

CAMBIO CODIGO DE EMPLEADOS

Este proceso nos permite realizar los cambios de código de los empleados bien sea por que se ha cometido un error al matricularlos o porque existe una nueva codificación, lo podemos hacer de dos formas:

INDIVIDUAL (CÓDIGO A CÓDIGO)
________________________________________________________
   """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

Código Actual: Seleccione el código de identificación del empleado dentro de la Empresa ó selecciónelo de la pantalla Consulta de Empleados General.
 
Nuevo Código: digite el nuevo código de identificación del empleado.

GLOBAL CEDULAS POR CODIGO
   ________________________________________________________
   """""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

Proceso PAU0605

Ruta: Procesos Auxiliares/ Cambios de código de Empleados / Global

Este proceso permite:
1-.De una manera Global, Realiza el cambio de Código de identificación de los Empleados dentro de la Empresa así:
1.1-. Por el número de la cédula de ciudadanía del Empleado.
1-.2-. Por medio de una tabla de equivalencias o archivo de texto.La estructura de esta tabla es:

Codigoant             String (20)! 1 a 20 código anterior
CODIGONEW      String (20)! 21 a 40 código Nuevo

CAMBIO DE NOMINA DE EMPLEADOS 
"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
                       
Procedimiento - PAU090

Permite cambiar empleados de una nomina a otra, verificando su periodicidad, es decir si la periodicidad se cambia algunas de los parámetros definidos por periodicidad cambian.

Este proceso de cambio de Nómina, puede realizarse de varias formas así:

.  Marque según la opción que necesite:

Individual ó Colectivo

En caso de ser la opción INDIVIDUAL, se activa el recuadro de Empleados;  oprima el Lookup, la cual llama la pantalla Consulta de Empleados General  y seleccione el Empleado al cual se le realizará el cambio de Nómina.

De la Nómina: Al aparecer esta en la pantalla, el sistema trae por defecto el número y clase de nómina a la que esta inscrito el empleado.

En caso de ser la opción COLECTIVO, se activa el recuadro de Agrupación de Empleados;  oprima el Lookup, la cual llama la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato  y seleccione el Grupo de empleados a los cuales se les realizarán el cambio de Nómina.

Usar agrupación de Conceptos para Acumulados?: Marque el recuadro si realmente necesite utilizar esta opción.

A la Nómina: Anote la clase de Nómina a la cual se desea cambiar los Empleados;  oprima le Lookup , la cual llama la pantalla Consulta Nóminas  y seleccione la clase de Nómina a la cual se van a cambiar él ó los empleados.

¿CÓMO REALIZAR EL CAMBIO DE NÓMINA DE EMPLEADOS?

Este proceso cambia a todos los empleados de una Clase y Tipo de Nómina existente a otra Clase y Tipo de Nómina creada para estos empleados.

Ej.: Clase 01 Personal Operativo, Tipo 01 Semanal y se desea cambiar a Clase 02 Personal Administrativo, Tipo 02 Quincenal

Por lo tanto debe tener:

1. Por Configuración | Tablas de Referencia | Nóminas, la Clase de nómina correspondiente al cambio a
Realizar.  Ej.: 02 Administrativa

2. Por Configuración | Tablas de Referencia | Nóminas, el Tipo de nómina correspondiente al cambio a
Realizar.  Ej.: 02 Quincenal

3. Por Configuración | Tablas de Referencia | Nóminas, defina por la Clase y el Tipo de nómina la nueva
Nómina a realizar, completando los siguientes campos:

Descripción: Digite el nuevo nombre de la nómina a ingresar.
Banco Girador: Seleccione el banco por el cual se pagará dicha nómina.
Proceso de Liquidación: Seleccione O_lqd.
Aplicar ajustes al período actual: Aplicar o No Aplicar
Rotación de Oficios: Rotar o No Rotar
Rotación de Ctro.Costos: Rotar o No Rotar
Utilizar Conceptos Propios: No -> Esta opción se marca cuando esta nueva nómina va a utilizar los conceptos configurados (Configuración | Conceptos);  Si -> Esta opción se utiliza sólo cuando de los conceptos configurados esta nómina va utilizar algunos de ellos.

Calendario: Marque el calendario a utilizar por la nueva nómina: Comercial ó Juliano.

Este proceso se realiza por el Módulo de Procesos Auxiliares | Auxiliares | Cambios de Nómina de Empleados, donde debe diligenciar lo siguiente:

1. Proceso: Individual, empleado por empleado; Colectivo, a un grupo de empleados; Global, para todo una Clase y Tipo de nómina.

2. Agrupación de Conceptos: No, para que tome todos los conceptos; Incluidos, divide los matriculados; Excluidos, divide los no matriculados.

3. De la Nómina: Seleccione la Clase y Tipo de nómina a cambiar.  Ej.: Clase 01 Personal Operativo, Tipo 01 Semanal.

4. Pasar a la Nómina :  Seleccione la nueva Clase y Tipo de Nómina donde va a llevar los empleados.   Ej.: Clase 02 Personal Administrativo, Tipo 02 Quincenal.

¡Advertencia ¡

Realice backup de los datos antes de realizar el proceso.

CAMBIO DE PERIODICIDAD A UNA NOMINA
______________________________________________________________

Nómina: Se consulta por el código del tipo y de la clase de la nómina.

Aparecen todas las nóminas matriculadas en el sistema.

Este proceso sirve consultar y/o seleccionar las nóminas en el sistema, por el código del tipo de nómina, por el código de la clase de nómina y por la descripción de la nómina.

Cuando aparece activado el botón <Seleccionar>   dentro de la pantalla, es por que esta es llamada por un lookup. Con este botón se selecciona la nómina que se necesite.

¿CÓMO CAMBIAR LA PERIODICIDAD DE LA NÓMINA?

Se cambia la periodicidad de la nómina cuando se cambia los días en que se liquida el período por uno nuevo.  Ej.:   Periodicidad 7 días (semanal) y se cambia por 15 días (quincenal).

Este proceso cambia: La historia salarial, los valores de las asociaciones, el valor de las cuotas de los préstamos, el valor de las cuotas de ahorros y el valor de los embargos.  Todo llevándolos a la nueva periodicidad de la nómina seleccionada.

Este proceso se realiza por el Módulo de Procesos Auxiliares | Auxiliares | Cambio de periodicidad de una Nómina, donde debe diligenciar lo siguiente:

1. Digite o seleccione el tipo y clase de nómina a cambiar.
2. Digite los días por los cuales se cambia dicha periodicidad.
3. Verifique a cada uno de los Empleados.

Tenga en cuenta que este proceso cambia los días del período del Tipo de Nómina, por lo tanto si desea cambiar a los empleados de una clase de nómina que esta compartiendo el tipo con otra el proceso a realizar es Cambios de Nómina de Empleados.

¡Advertencia ¡
Realice backup de los datos antes de realizar el proceso.

MODERACION DE PRIMERA LIQUIDACION DE EMPLEADOS

Este proceso se puede realizar de dos maneras:

INDIVIDUAL   
Por Empleado  ó  Por Apellido.

La consulta se realiza por el código de identificación del empleado  ó  por el apellido del empleado.  La información a aparece ordenada:

Código del empleado,  nombre,  antigüedad,  estado  y  primera liquidación.

Además oprima una de las siguientes opciones:

<Moderar>   Al oprimir este botón se marca al empleado en la columna de primera liquidación con el número 1,  indicando que el empleado seleccionado tiene ya una primera liquidación.

<Desmoderar > Al oprimir este botón se desmarca al empleado en la columna de primera liquidación quitando el número 1,  indicando que el empleado seleccionado No tiene una primera liquidación.

GLOBAL
______________________________________________________________ """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****""""""""""""""""""""""

Por esta opción, se realiza el cambio de estado de primera liquidación de todos los empleados en general.

Al oprimir el botón <Realizar moderación>,  el sistema automáticamente realiza el proceso.

SUSTITUCION PATRONAL

Procedimiento - Mlau: WinSustPtr

Ruta: Sistema de Nomina\Modulos\Procesos Auxiliares\Sustitucion Patronal

Este proceso permite tomar un empleado de una empresa existente y por ende de una base de datos especifica y pasarlo a otra empresa o base de datos.

Para ello UD. debe de tener configurada la variable de Usuario:

Mlau: WinSustPtr en cuyo dato debe indicar las posibles bases de datos (Tal como se llaman en el motor correspondiente), separadas por | (pipe).

Diligencie entonces, las variables solicitadas en esta ventana así:

Empleado
Desde: seleccione o indique el código del empleado desde que empleado se va a realizar la sustitución patronal. Si solo desea hacerlo con un empleado, las casillas desde y hasta llevan el mismo empleado.

Hasta: seleccione o indique el código del empleado hasta que empleado se va a realizar la sustitución patronal.

Destino: Seleccione la base de datos en la cual van a quedar el (los) empleado(s).En este campo aparecerán todos los posibles destinos que UD. haya configurado en la variable anteriormente descripta.

Incluir Empleados Retirados: Se selecciona esta opción si desea hacer la sustitución de los empleados seleccionados sin importar que el empleado este retirado, es decir, transfiera todos los empleados seleccionados.

El proceso básicamente transfiere cada uno de los datos del empleado, tales como:
Acumulados (ACU)
Historia Salarial (HSL)
Datos del Empleado (EMP)
Asociaciones (ASE)
Prestamos (MSP)
Auxiliar de Prestamos (PCD)
Ahorros (AHE)
Cuotas extras de Prestamos (LIB)
Vacaciones (VAC)
Cesantías (CES)
Dotación (DTE)
Fondos de Cesantías  (FEM)
Incapacidades (INE)
Ausencia y/o Permisos (APE)
Auxilios (AXE)
Ajustes (AJE)
Novedades Pendientes (NVP)
Múltiples Retiros (EMR)
Horas Extras (PHE)
Programación de Turnos (PTU)
Reemplazos (REE)
Variables del Empleado (EMV)
Habilidades (EHA)
Dependientes (DEE)
Solicitudes (SOL)
Evaluaciones Complementarias (EEV)
Matricular de Seguridad Social (ESE)
Embargos Por Empleado (EBE)
Plantillas Diarias por Empleado (PDE)
Plantillas de Resumen Por empleado (PUE)
Estudios Realizados (ESR)
Registros de Empleados en Cursos (EHC)
Experiencia Laboral (EXL)
Referencias Personales y/o Profesionales (RFP)
Oficio Relación Dato (ORD)
Índices Descriptivos por Oficio (OID)
Grupos Familiares (GRF)
Historia Laboral empleado (HLB)

Una vez transferidos los datos anteriores, el sistema realiza lo siguiente en la base de datos Origen :
1-.Pone el Empleado en estado retirado (R).
2-.La matricula de seguridad social la pone en estado retirado.

Aclaraciones:

1-.Como se ve, este proceso solo transfiere datos de una base a otra, esto supone por lo tanto, que tablas como las estructuras administrativas (ccosto,areas,deptos etc.), clases de préstamos, nóminas, administradoras de seguridad social, periodicidades de nomina etc son idénticas en ambas bases de datos (origen y destino).
2-.Basado en lo anterior cualquier desviación del punto 1 supone una intervención manual por parte del usuario.
3-.Un caso crítico son las nominas , sus clase y sus periodicidades, puesto que algunas tablas dependen de ello, por ejemplo, acumulados y su intervención manual es muy complicada. Si este es el caso entonces se debería de actuar de la siguiente manera:
3.1-.Antes de ejecutar este porceso debe de crear temporalmente, nominas idénticas en ambas bases de datos.Es decir en el destino deben de estar creadas las nominas del origen.
3.2-.Ejecutar este proceso.
3.3-.Después ejecutar el proceso Cambios de Nomina de Empleados, para dejarlos en las nomina correspondiente.
3.4-.Borrar del destino las nominas creadas en el punto 3.1. 

GENERACION GLOBAL DE EQUIVALENCIAS   

Desde

Concepto:   Anotar el código del concepto inicial por el cual se realizan las equivalencias de los conceptos, oprima el Lookup  para llamar la pantalla Consulta de Conceptos  y seleccione el concepto que necesite.

Hasta

Concepto:   Anotar el código del concepto final por el cual se realizan las equivalencias de los conceptos, oprima el Lookup  para llamar la pantalla Consulta de Conceptos  y seleccione el concepto que necesite.

Conceptos Equivalentes en Blanco?:   Marcar esta opción en caso afirmativo, en caso contrario no marcar el recuadro. 

Borrar anterior?:    Marcar esta opción en caso afirmativo, en caso contrario no marcar el recuadro. 

Con el botón <Aceptar> ,  el sistema genera automáticamente la operación.

Con el botón <Salir> , regresa a la pantalla anterior sin efectuar cambios.

CONCEPTOS EQUIVALENTES
_________________________________________________________________
"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
CONSULTAR CONCEPTOS DE NÓMINA

Conceptos.

La consulta se realiza por el código de conceptos.  La información aparece ordenada: El código del concepto,  descripción de conceptos  y  concepto equivalente.

PROCESO DE CAMBIOS
_____________________________________________________________________
""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

Por esta opción, se realizan los cambios de uno o varios Conceptos.  La información aparece ordenada de la siguiente forma:

Conceptos Actuales:  Código de Concepto,  Descripción del Concepto  y  Cambiar por Concepto Equivalente.

Oprima además el siguiente botón:

<Aceptar> , el sistema realice automáticamente el proceso de cambio de los Conceptos equivalentes.

Con el botón <Cancelar> , sale de la pantalla con o sin los cambios realizados, según el caso.

ACUMULADOS E HISTRORICOS

CORRECCIÓN DE PERIODOS EN ACUMULADOS
   _________________________________________________________________________________
   """"""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""*****""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""

Desde

Año:   Anotar el año a partir del cual se realiza la operación de corrección de los períodos acumulados.

Hasta

Año:   Anotar el año final del cual se realiza la operación de corrección de los períodos acumulados.

Meses y Períodos Numéricos?:   Marcar el recuadro si desea que la corrección incluya estos datos.

Con el botón <Aceptar> ,  el sistema automáticamente realiza la operación.

Con el botón <Salir> ,  regresa a la pantalla anterior sin efectuar ningún cambio.

CORRECCIÓN MANUAL DE ACUMULADOS

Por Empleado,  Por Apellido  ó  Por Documento.

La consulta se realiza por el código de identificación del empleado dentro de la Empresa,  por el apellido del empleado  ó  por el documento de identidad del empleado.

La información aparece ordenada:  Empleado,  nombre,  fecha de antigüedad,  fecha de ingreso,  estado  y  documento de identidad.

Acumulados por Período  ó  Acumulados por Concepto.

La consulta de estas carpetas se realiza por el año de los acumulados  ó  por el concepto de los acumulados.

La información aparece ordenada de la siguiente forma:  Año del período,  mes del período  y  período,  concepto  y  descripción del concepto,  horas,  valor,  tipo  y  Clase.

CORRECCIÓN DE NOMINA EN ACUMULADOS  

Validar Conceptos?: Marcar el recuadro cuando se desea que la corrección incluya esta opción.

Validar Períodos?: Marcar el recuadro cuando se desea que la corrección incluya esta opción.

Mensaje de Empleados en Acumulados?:  Marcar el recuadro cuando se desea que la corrección incluya esta opción.

LIQUIDACIONES

CORRECIÓN DE BANCOS EN LIQUIDACIONES  

Nómina:   Anotar el número y clase de nómina a la cual se le realiza la corrección de bancos.  Con el Lookup, llama la pantalla Consulta de Nóminas  y seleccione la clase de nómina que necesita.

Período:    Anotar el año,  mes  y  período de la nómina a la cual se le realiza la corrección de bancos.    Con el Lookup  , llama la pantalla Consulta Calendario de Procesos Abiertos por Nómina  y seleccione la clase de nómina que necesita.

Con el botón <Aceptar>,  el sistema genera automáticamente la operación.

Con el botón <Salir>,  regresa a la pantalla anterior sin efectuar ningún cambio.

CAMBIAR ESTADO DE PERIODO  

Nóminas

La información aparece ordenada de la siguiente forma:   tipo de nómina,  clase de nómina  y  descripción.

Calendarios de Proceso

La consulta se realiza por el período de la nómina.  La información se encuentra ordenada así:   año del período,  mes del período y número del período de nómina,  descripción del período,  fecha inicial,  fecha final,  estado  y  mensaje.

Si desea abrir y cerrar cualquier período de nómina oprima una de las siguientes opciones:

<Abrir>,  cambia el estado del período de la nómina y la mantiene abierta.

<Cerrar>,  cambia el estado del período de la nómina y la mantiene cerrada marcando con el número 1.

Con el botón <Salir>, regresa a la pantalla anterior con los cambios realizados.

¿Cómo abrir temporalmente un Período que está cerrado?

Este proceso sólo sirve para ver, consultar o chequear datos de un Período que ya se encuentra Cerrado o Acumulado.

Ingrese al Módulo de Procesos Auxiliares y elija la opción Cambiar Estados de Períodos.

En la pantalla Cambiar Estados de Calendarios de Proceso, señale o marque en el fólder de CALENDARIOS DE PROCESO, el calendario que desea abrir temporalmente.

Luego oprima el botón <Abrir>, quedando la columna estado en blanco.

Después de haber realizado las operaciones que necesite con el proceso abierto, de igual forma debe cerrar el proceso, oprimiendo el botón <Cerrado>  y en la columna estado debe aparecer 1.

NOTA: Después de abrir un período temporalmente, NO  debe cerrar el período por el Módulo de Cierre del Período, ya que éste genera cálculos y vuelve a acumular quedando dobles dichos valores.

CONSECUTIVOS DE NOMINA
____________________________________________________________
""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""
Este consecutivo sirve para numerar procesos consecutivos en algunos módulos tales como: el modulo de prestamos, ahorros, incapacidades, entre otros.
Por Módulo.

La consulta se realiza por el código de los módulos.  La información aparece por: el código del módulo  y  por consecutivo.

Para realizar modificaciones al "Registro de Consecutivos de Nómina", oprima una de las siguientes opciones:

<Insertar>,  llama la pantalla y adiciona un Registro de Consecutivos de Nómina.

<Cambiar>, llama la pantalla y modifica el Registro de Consecutivos de Nómina.

<Borrar>, elimina uno o varios Registro de Consecutivos de Nómina.

Con el botón <Salir>,  regresa a la pantalla anterior con los cambios realizados.

MODULOS QUE USAN CONSECUTIVOS DE NOMINA

-	Asignaturas (EMPH), El Modulo es TNEPEMPH
-	Novedades  (NVN), El Modulo es TNNV

PREGUNTAS FRECUENTES

1. Si una llave que use consecutivos de nomina le genera error de Llaves duplicada. 

Buscar el Modulo correspondiente y modificar el Consecutivo hasta que le genere correctamente.

DEPURACIONES

Este proceso sirve para limpiar o borrar las tablas del sistema según los criterios que se le den, existen dos modalidades para hacer las depuraciones así:

DEPURACIONES DE EMPLEADO 

Código a Depurar: Anotar el código de identificación del empleado, al cual se le va a realizar el proceso de depuración ó selecciónelo de la pantalla Consulta de Empleados General. 

Guarda Histórico de Registros Depurados?:   Marcar en caso de ser afirmativo el proceso que desea realizar.

Nombre del Histórico:   Anotar el nombre del archivo que contiene la Depuración de Empleados.

Oprima además el siguiente botón para que el sistema realice automáticamente la operación:

<Realizar depuración> 

Con el botón <Salir>, regresa a la pantalla anterior.

DE HISTÓRICO / MOVIMIENTOS / ACUMULADOS   

En la parte superior aparece el mensaje "Verifique que no estén trabajando en Nómina", para tener en cuenta antes de realizar este proceso.

Nómina: Anotar el tipo y clase de nómina a la cual se le realizará el proceso, ó secciónela de la pantalla Consulta Nóminas.

Período

Desde: Anotar el período desde el cual se desea realizar la depuración, ó selecciónelo de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina.
 
Hasta: Anotar el período hasta el cual se realizará la depuración, ó selecciónelo de la pantalla Consulta Calendarios de Proceso Cerrados por Nómina.
 
Depurar por:   Seleccionar la clase de depuración que se desea, oprima el Sping:

Año
Año Mes
Año Mes Período

Guarda Histórico de Registro Depurados?: Marcar en caso de ser afirmativa su respuesta.

Nombre del Histórico: Escribir el nombre del archivo en el cual se guardará el proceso.

Depurar a:

Acumulados (ACU)?
Histórico de Centro de Costo Mensual (HCM)?
Novedades de Nómina (NVN)?
Autoliquidación (AMA)?
Histórico por Centro de Costo Período (HCC)?
Movimiento Liquidado (MLQ)?
Novedades de Autoliquidación (NVS)?
Histórico de Pago de Préstamos (PCD)?

Marcar una o varias opciones en caso positivo y de acuerdo a lo requerido.

Oprima además el siguiente botón para que el sistema realice automáticamente el proceso de depuración:

<Realizar depuración>

Con el botón <Salir>,  regresa a la pantalla anterior.

MODIFICADO NELSON RODRIGUEZ FEBRERO 15 DE 2007