CICLO DEL MODULO DE COMPRAS.DOC

Este ciclo se realiza basado en los siguientes procesos:

1. 	SELECCIONAR BODEGA (ERLC1_WINSLCBDG001.RTF)

En esta ventana se elige el tipo de bodega a la que el usuario desea ingresar, para realizar las transacciones requeridas

2. 	REGISTRO DE BODEGAS (ERLC1_BRWBDG001.RTF)

Esta ventana me permite ver las bodegas que se encuentran registradas en el sistema; que están en orden numérico (que es consecutivo para poder diferenciar aquellos tipos) con su descripción, su tipo de costo, su modelo, comprobante, compañía y ubicación.

3. 	REQUISICIONES (Encabezado e Ítems) 
3.1	 SOLICITUD DE REQUISICIONES
3.1.1	Automáticas (CILRQ_WINGENRQUAUTO001.RTF)

En esta ventana se generan las requisiciones automáticamente de acuerdo a los datos almacenados en el maestro de artículos en  existencias y cantidades máximas y mínimas.

Las requisiciones automáticas se realizan de acuerdo a los datos que se ingresaron en el maestro de artículos y las existencias. Los campos que se tienen en cuenta en la tabla ART de la base de datos son:

Q_MAXIMO: Máxima cantidad a pedir. 
Q_MINIMO: Mínima cantidad para poder funcionar.
Q_ROP: Es la alerta de pedido, cuando se llegue a ese saldo es el momento para pedir.

3.1.2	Manuales (CILRQ_BRWRQU001.RTF)

En esta ventana se generan las requisiciones manuales de acuerdo a lo que se desee y la cantidad de artículos a pedir. Se observan 2 sub. Ventanas, por requisición y por ítems.

Primero  se selecciona por requisición para insertar el pedido. Después se selecciona la ventana de  ítems para insertar los artículos a pedir. Es importante llenar todos los campos para una correcta inserción.

Se recuerda que para que todo el proceso se lleve a cabo satisfactoriamente, es importante llenar de primero los parámetros de control, que se tienen en cuenta en todo el proceso de compras.

El  Grupo de suministro es esencial para saber quienes son los proveedores que suministran determinado artículo, si esto no esta lleno, no se sabe a quienes se les puede asignar este artículo para cotizarlo y generar orden de compra.

3.2 	ASIGNACIÓN (CILRQ_WINASIGNARQU001.RTF) (Global – Por Ítem)

En esta ventana se asignan las requisiciones que se solicitaron; Es importante estar seguros de la asignación, si se desea hacer global o por artículos.

3.3 	GENERACIÓN DE COTIZACIONES (CILRQ_WINGENCTZ001.RTF) (Por Parámetro se dice cuantas Cotizaciones)
En esta ventana se generan las cotizaciones de las requisiciones asignadas; Es importante estar seguros de la generación de cotizaciones, si se desea utilizar criterios o no.

3.4 	GRUPO DE SUMINISTRO POR PROVEEDOR (CILRQ_BRWGSAP001.RTF)

El grupo de suministro contiene el listado de proveedores para determinados grupos de artículos.

Un grupo de suministro tiene varios proveedores, luego a un artículo se le anexa un grupo de suministro para saber cuales proveedores suministran  ese articulo.

3.4.1	Consultas Proveedores
3.4.2	Ranking por Grupo de Suministro
3.4.3	Artículos que Suministran
3.4.4	Quien suministra un Equipo
3.4.5	Proveedores Asignaciones

3.5 	Consultas
3.5.1	Por estado de Requisición
3.5.2	Asignaciones de Requisiciones
3.5.3	Artículos – Cantidades Vía / Asignación

3.6 	Informes de Requisiciones
3.6.1	Impresión por Rango (CILRQ_WINSLCRQU001.RTF)

Esta ventana permite realizar la impresión de las requisiciones de acuerdo a su estado. Ya sean generales, generadas, asignadas, con cotización, con orden de compra, recibidas.

Se selecciona desde cuál requisición desea imprimir hasta cuál requisición. Se visualiza una ventana mostrando las requisiciones y que nos permite seleccionar la que se desee.

Es importante estar seguros de las requisiciones a imprimir, para que se visualicen solo las que se desean.

4 	COTIZACIONES
4.1 	Impresión por Formato (CILCT_WINRPTCTZFMT001.RTF)

Esta ventana permite realizar la impresión de las cotizaciones de acuerdo a un formato que se seleccione o con el que suministra el sistema.

Para continuar con todo el proceso de las cotizaciones, primero es esencial imprimir las cotizaciones, lo que indica que se puede continuar con el siguiente paso.

4.2 	Respuestas (CILCT_BRWCTZRPT001.RTF)

Esta ventana permite dar las respuestas que enviaron los proveedores a las cotizaciones realizadas; En esta se encuentran las Ventanas con la cotización, los costos y los ítems o artículos que se cotizan.

4.3 	Evaluación (CILCT_WINRPTCTZEV001.RTF)

Ventana que permite realizar la impresión de las cotizaciones a evaluar; Es importante estar seguros de las cotizaciones a evaluar, para que se visualicen solo las que se desean. 
Cuando se imprime el informe de evaluación de cotizaciones, se observan los siguientes campos a comparar: cantidad, precio, moneda, unidad, pago, días de descuento, porcentaje de descuento, días de entrega y a partir de estos factores se decide el siguiente paso que es la adjudicación.

4.4 	Adjudicación (CILCT_BRWCTZADJ001.RTF)

En esta ventana se adjudican las cotizaciones ya evaluadas. En la ventana observamos que se puede hacer Global o por Ítem, es decir, adjudicar toda la cotización o adjudicar solo las requeridas o aceptadas por la junta o el departamento encargado.

4.5 	Generación de O.C (CILCT_WINGENOCP001.RTF)
 
En esta ventana se generan las Órdenes de Compra de las cotizaciones evaluadas y ya adjudicadas.

4.6 	Revisión de O.C Generadas
4.7 	Consultas
4.7.1	Asignación de Cotizaciones
4.8	Informes Cotizaciones 
4.8.1	Impresión de Cotizaciones

Esta ventana permite realizar la impresión de las cotizaciones de acuerdo a un formato que se seleccione o con el que suministra el sistema

Para continuar con todo el proceso de las cotizaciones, primero es esencial imprimir las cotizaciones, lo que indica que se puede continuar con el siguiente paso.

5 	ORDENES DE COMPRA
5.1 	Complementación (CILOC_BRWOCP001.RTF)

En esta ventana se visualizan las órdenes de compra generadas, sus respectivos ítems y costos. Esta ventana es de gran importancia porque permite complementar la orden de compra cuando quedo algún campo mal o cuando falto ingresar un dato importante.

Es muy importante porque cuando se generan las ordenes de compra después de la cotización, tenemos que ingresar a esta opción de complementación y oprimir el botón cambiar y seleccionar Autoriza impresión para que el sistema nos permita imprimir la orden de compra, de lo contrario no se puede continuar el siguiente paso de impresión.

Además cuando el trámite no es normal (Cargo Directo), es decir que no se realizaron todos los pasos para el proceso de compras, sino que se quiere de la requisición llegar a la orden de compra sin necesidad de cotización, aquí es donde puedo realizar esto a través del Botón De Requisición.

También, en esta ventana se puede borrar la orden de compra volviendo a su estado original de requisición para ser asignada nuevamente, es decir, si hubo algún error y esta orden de compra no esta bien, ya sea por error en los datos, o porque el proveedor no respondió de acuerdo a lo pactado, etc. y se quiere borrar, se empieza a borrar uno a uno los ítems de la orden de compra y cuando se llega al ultimo ítem, automáticamente la orden de compra se borra y vuelve a su estado original de requisición, es decir, se tiene que empezar nuevamente todo el proceso a partir de la requisición que se inserto con sus ítems.

Es de anotar que para borrar una orden de compra y volver a su estado original de requisición, si el proceso se hizo con todos los pasos o sea con trámite normal (Todos los pasos), es necesario generar todas las órdenes de compra de todas las cotizaciones que se generaron de la requisición. Es decir, si usted tiene una requisición con 4 cotizaciones y genera solo la orden de compra de 2 y quiere borrar estas ordenes de compra y volver a la requisición original, tiene que generar ordenes de compra de las 2 cotizaciones que faltan y luego, si borrar las ordenes de compra, de esta forma se borran también las cotizaciones y la requisición queda en su estado original.

5.2 	Impresión (CILOC_WINRPTOCP001.RTF)

Esta ventana permite realizar la impresión de las órdenes de compra de acuerdo a un formato que se seleccione o con el que suministra el sistema.

5.3 	Consultas
5.3.1	Estado de Órdenes de Compra
5.3.2	Asignación de Órdenes de Compra

6. 	RECIBO
6.1 	Recepción de Órdenes de Compras (CILRM_WINRMR001.RTF)

En esta ventana se realiza el recibo de materiales para un determinado periodo de inventarios, es decir, me permite digitarle al sistema que artículos he recibido por parte del proveedor, si completos o parciales.

El ciclo termina cuando realizo la impresión de las remisiones.

6.2 	Contabilización
6.3 	Informes de Contabilización
6.4 	Consultas de Contabilización
6.5 	Consultas de O.C Recibidas
6.6 	Consulta Órdenes de Compra

7 	CONFIGURACION
7.1 	Parámetros de Control (CILC2_FRMVCO001.RTF)

Es la ventana que me permite ingresar todos los parámetros de control del módulo de compras para un correcto funcionamiento del sistema. Es importante llenar todos los campos para que los procesos se realicen de una forma óptima y no generen resultados erróneos.

7.2 	Tablas de Referencia
7.2.1	Compradores 
7.2.2 	Vías de Transporte
7.2.3 	Unidades
7.2.4 	Monedas
7.2.5 	Anexos
7.2.6 	Despachadores -  Transportadores
7.2.7 	Formas de Pago
7.2.8 	Políticas de  Contabilización
7.2.9 	Conceptos Financieros
7.2.10 	Proveedores
7.2.11 	Grupos de Suministros