CONTABILIZACIÓN

A. PARAMETROS MÍNIMOS PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA PERIÓDICA

DOCUMENTO:CO3_BRWCCU001.RTF

B. INSERTANDO CUENTAS CONTABLES
C. REGISTRO DE SUSTITUCIONES CONTABLES
D. DILIGENCIAMIENTO DE LOS FPC (Formatos de Parametrización (Programación) de Conceptos) DE CONTABILIZACIÓN.

Procedimiento: C03_BRWCCU

La Contabilización de los Conceptos; en donde se especifican las cuentas contables en las que se distribuirán los diferentes conceptos de la nómina y otros procesos en la interfase contable, debe ingresarse al sistema y dependiendo de su definición,  debe indicarse además las sustituciones que en un momento determinado de la contabilización, hacen un reemplazo de las cuentas originales, por otras que se describan allí.

Nota: Si usted es la persona encargada de el manejo contable de una empresa, al comenzar un proyecto con MIDASOFT, contemplando la forma en que la empresa desee que los datos de la nómina sean distribuidos contablemente para la interfase,  el primer paso y el más relevante de la contabilización es llenar el formato de parametrización de conceptos para la Contabilización de cada uno de estos seis procesos: S- Provisión,  · P- Parafiscales,  · N- Nóminas,  · L- Definitivas,  · A- Autoliquidación  ó  · C- Consolidación, además de un formato para explicar las sustituciones de cuentas, para usar en el caso que este procedimientos se haga necesario.

Estos cuentan con unos formatos cuyo diligenciamiento se explica al final de este documento.

A.PARAMETROS MÍNIMOS PARA REALIZAR LA CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA PERIÓDICA

1)	Tener los conceptos parametrizados y definir a que cuentas contables irá cada uno, de acuerdo a su naturaleza.  

     Este proceso se efectúa por esta ruta: Módulo de configuración / Conceptos/  y parados sobre el registro de un concepto determinado se debe oprimir el botón "Definición Contable", allí se le otorga a cada uno según su manejo contable una cuenta débito, crédito, el comprobante, etc. y se escribe el tipo de contabilización en el que intervendrá: Sea Nómina, Autoliquidación, Parafiscales, Consolidación, Provisión o Liquidación definitiva.

2)	Luego ingrese al módulo de Informes Legales y entre por Contabilización de Liquidaciones, escoja el tipo de contabilización deseada.

3)	Si contabiliza el proceso de liquidación de la Nómina seleccione la nómina, el período y el mes contable a contabilizar.  Si desea tener la contabilización de todo un mes, primero debe generar todos los períodos creados para ese mes y luego en los informes se listan mensualmente.

4)	Luego en el mismo Módulo listar los informes pertinentes a la contabilización, los cuales se pueden realizar por períodos de nómina o por períodos contables (los períodos contables con mensuales).

5)	Tener definido el archivo contable a exportar.  Este archivo plano se realiza por Configuración / Parámetros del Sistema/ Definición de Políticas.

Allí define el nombre que llevará el archivo y los campos que contiene, dichos campos son los datos de la contabilización de la nómina.

6)	Si necesita realizar una exportación el mismo y generar un archivo plano para ser llevado a contabilidad, elija la opción Exportación de Distribución contable donde debe seleccionar si se generara por período de nómina o período contable, indicando además el nombre del archivo que contendrá los datos.

7)	Luego puede mandarse el archivo a contabilidad.

B. INSERTANDO CUENTAS CONTABLES

Procedimiento: C03_FRMCCU

Por esta opción, se matriculan en el sistema todas las Cuentas Contables de cada uno de los Conceptos de Nómina.

Para ello complete la siguiente información:

Cuenta: Es el código ó número de la cuenta contable a ingresar en el sistema.

Tipo de Cuenta: Marque la clase de cuenta de acuerdo a la matriculada: DB (Débito)  ó  · CR (Crédito).

Comprobante: Es el código ó número del comprobante contable para la cuenta a matricular. No debe ser mayor de 4 dígitos.

Código Fiscal: Es el código ó número fiscal para la cuenta.

Cuenta Diferida: Es el código ó número de cuenta a diferir.

Requiere NIT?: Pregunta si el concepto cuenta contable requiere la identificación.

Marque una de estas opciones:   
- No, No requiere identificación
- Empleado, Requiere identificación por el empleado
- Particular, identificación particular
- Nit, Identificación tributaria.
Si es necesario el nit se activará un botón de búsqueda donde se puede seleccionar uno.

Tipo de Centro de Costo: Es el manejo dado al Centro de Costo para la contabilización de la cuenta.  Puede seleccionar una de las siguientes posibilidades:
-NO
-Empleado 
-Movimiento
- Particular.

CCosto Equivalente: Se debe de marcar en el caso de que la cuenta maneje un Centro de Costos Equivalente.

Centro de Costo: Anote el Centro de Costo al que pertenece el Tipo de Costo Particular.

Tipo de Fuente: Es el tipo de fuente de la cuenta contable, se debe marcar una de esta:
- Liquidación: Se ajusta en la liquidación.
- Ajustes: Se ajusta automáticamente.

Tipo de Contabilización: Es la forma en cómo se contabilizan las cuentas matriculadas en la nómina.

S- Provisión,  · P- Parafiscales,  · N- Nóminas,  · L- Definitivas,  · A- Autoliquidación  ó  · C- Consolidación.

Para grabar los datos, oprima el botón <Aceptar> 

Si ya existe la cuenta contable para la contabilización de nómina y no le permite ingresar dicha cuenta para autoliquidación, debe de crear la cuenta con una mascara ó parámetro de sustitución por Ag Agrupación dato indicado, este parámetro toma la agrupación y el dato para reemplazarlo en la contabilización. 

C. REGISTRO DE SUSTITUCIONES CONTABLES

Procedimiento: CO3_FRMCPS001

Por esta opción, se matriculan en el sistema todas las Sustituciones posibles para cada una de las Cuentas Contables.

Para ello complete la siguiente información:

Consecutivo: Es un número secuencia que el sistema los trae por defecto para cada una de las sustituciones.

Posición Inicial: Es el número donde inicial la cuenta contable.

Longitud: Es el tamaño en dígitos de la cuenta contable.

Variable: Es el tipo de sustitución a realizar para la cuenta contable, marque una de las siguientes opciones:

- C1- Ccosto Empleado.
- C2- Ccosto de Liquidación.
- C3- Cuenta de Ccosto por concepto.    
- C4- Grupo Empleado
- C5- Subgrupo Empleado
- C6- Seccion Empleado
- C7- Nivel Empleado
- C8 - Sucursal Empleado
- De- Departamento Empleado.
- Re- Relación Laboral Empleado.          
- Em- Código del Empleado.
- No- Nómina del Empleado.                 
- Si- Relación Sindical Empleado.
- Fo- Cta Contable del Banco de Pago.   
- Cv- Variable Nómina Concepto
- Ta- Cuenta Contable del Ccosto.         
- Ar- Área del Empleado.
- Ag- Agrupación Dato indicado.                · 
- Da- Dato de Agrupación Matriculado Empleado.
- Ub- Ubicación Empleado.
- Gr- Grupo de CCosto x Concepto
- Tg- Tabla Genérica

Agrupación: Esta opción se activa al ser marcada la opción · Ag-  Agrupación Dato Indicado y  · Da- Dato de Agrupación Matriculado Empleado, donde debe anotar la Agrupación necesaria para la sustitución, puede seleccionarla de la pantalla Consulta de Agrupaciones por Dato.
 
Dato: El sistema lo trae por defecto al seleccionar la agrupación deseada. 

Para grabar los datos, oprima el botón <Aceptar>

D. DILIGENCIAMIENTO DE LOS FPC (Formatos de Parametrización -Programación- de Conceptos) DE CONTABILIZACIÓN.

El FPC de contabilización es un formato de un documento en Excel que tiene un libro por cada uno de los seis procesos de contabilización y uno anexo para las sustituciones.

Estos son: Nóminas, Provisión, Parafiscales, Liquidaciones Definitivas, Autoliquidación y Consolidación.

Cualquier duda que tenga sobre el proceso no dude en preguntarla al Consultor de Sysoft, quien estará asistiendo al usuario durante este proceso.

Cada uno de estos formatos cuenta con los campos de Concepto, Descripción, Cuenta, Naturaleza, NIT, Estructura (en la parte final de cada libro de los procesos aparece un cuadro con todas las opciones), Filtros para la estructura, Sustitución, Aplica a y Observación.

La mayoría de campos cuentan con la opción de un menú de selección, en donde de forma práctica se puede escoger del menú la opción adecuada.

Para entender cada uno de estos campos remítase al punto B. Insertando cuentas contables de este documento donde se detalla la utilidad de cada uno.

Además este formato cuenta con un Anexo de sustitución de cuentas contables este cuenta con los campos de: Cod Concepto, Descripción, Posición  Inicial, Longitud, Variables (en la parte final del anexo aparece un cuadro con todas las opciones) y restricción.

La mayoría de las columnas cuentan con un menú de selección de fácil manejo. Para conocer más en detalle la información que tiene cada campo remítase a la parte C. Sustitución de cuentas contables de este documento.

En el caso de que se den sustituciones en las cuentas de varios de los seis procesos de contabilización  es recomendable crear una copia del anexo de sustituciones por proceso.

Modificado
08/05/06
Pedro Chadid