DOCUMENTO:    CICLO DE_NMINA EN MIDASOFT.RTF

CICLO NORMAL DE NÓMINA 

Aspectos claves que se deben tener en cuenta:

Primero tenga en cuenta que MIDASOFT NÓMINA es un sistema modular. Para que este sistema funcione se necesita parametrizar (definir) primero la información que irá en las Tablas de Referencia, que contienen los datos vitales para el funcionamiento del sistema. 

Por ejemplo: Nóminas, Ciudad,  Clases de Nóminas, Tipos de Nóminas, Sucursales, Clase de Novedades, Formas de Pago, Tipo de amortización, etc... Y además ingresar la información al Maestro de empleados que tiene además el Historial Salarial y Seguridad Social. 

Al iniciar el ciclo normal de Nómina en MIDASOFT:

1. Examinar Ingresos:

1.	Si hay empleados nuevos matricúlelos ingresando por: 
      Sistema de nomina / Configuración / Modulo de configuración / Registro de empleados.

a.	Si se trata de un empleado nuevo su registro se hará utilizando el botón insertar del menú. NO OLVIDE DILIGENCIAR TODOS LOS CAMPOS QUE EL MENU SOLICITA.
b.	Si se trata de un reingreso su activación en el sistema se hará procediendo de la siguiente manera:
Sistema de nomina / Configuración / Modulo de configuración / Registro de                      empleados / datos complementarios.

2.  Si a alguien le cambió la historia salarial: para las personas que ingresaron no olvide              matricular el salario correspondiente esto se hace por:  
Sistema de nomina / Configuración / Modulo de configuración / Registro de empleados / Datos complementarios y ejecutamos la opción de historia salarial.

3.	Recuerde que para los empleados nuevos se les debe asignar la matricula a la seguridad social eso se hace por:
             Sistema de nomina / Configuración / Modulo de configuración / Registro de empleados / Datos complementarios y ejecutando.

2. Examinar Retiros:

1.	Verifique si existen retiros que afecten el periodo de liquidación, si es así proceda de la siguiente manera:
Sistema de nomina / Módulos de nomina / Módulos de liquidación definitiva /   Transacción / liquidación definitiva.

3. Examinar personal en vacaciones

1.	Si existe personal que salio a vacaciones y que aun no ha sido registrado en  nomina y que además afectan el periodo de pago  tenga en cuenta lo siguiente: 

a.	Si desea que las vacaciones se liquiden dentro del periodo ordinario de nomina.

b.	Si desea que las vacaciones no se liquiden dentro del periodo ordinario, cree un periodo adicional para el pago de estas vacaciones esto lo realiza por:
Sistema de nomina / Configuración / Modulo de configuración / Configuración / Tablas de referencia / Calendarios de proceso.

c.	Ubíquese en el modulo de vacaciones para la programación anual así:
Sistema de nomina / Módulos de nomina / Vacaciones / Programación anual               de vacaciones / Indicar año de vacaciones a programar.

d.	Personal que sale a vacaciones: Determine si esta liquidación es por empleado 
O colectiva.                     

4. Examine Novedades de Nomina

1.	Asociaciones de conceptos: valide que los conceptos matriculados como asociaciones estén correctamente matriculados para cada empleado:
Sistema de nomina / Configuración / Modulo de configuración /Configuración / Asociaciones de empleados

2.	Prestamos: valide si existen préstamos nuevos o modificaciones a los existentes:
             Sistema de nomina / Módulos de nomina / Prestamos / Transacciones.
 
3.	Novedades Variables: se consideran novedades variables para nuestro sistema horas extras, comisiones, viáticos, descuentos esporádicos de los trabajadores, bonificaciones por mera liberalidad, ajustes de meses anteriores. Para el manejo de estas novedades el sistema ofrece dos opciones:
Sistema de nomina / Módulos de nomina / Novedades de nomina / Transacciones / Grabación de novedades. 

II. Después voy a cada módulo en que sea necesario inscribir novedades. Es decir: sólo actúo sobre un módulo si tengo novedades que le conciernan. Ejemplo: incapacidades, ahorros, ausentismos, novedades pendientes, prestaciones sociales, turnos, ajustes, novedades de nomina, grabación de horas extras,  etc.

III. Independiente de tener o no novedad siempre debo generar a Nómina. Cada módulo del sistema cuenta con la posibilidad de hacer la generación de sus novedades desde su interior, aunque el sistema también cuenta con la opción de generar globalmente.

Cuando el usuario genera las novedades estas son enviadas a la tabla de novedades; que el sistema de allí las va a recoger. La novedad que no se genera a nómina no se liquida. Cuando se haya generado el sistema está listo para la liquidación.

¿Qué hace el Sistema para liquidar?

Toma las novedades + La parametrización que se haya hecho a los conceptos en las políticas de cálculo y los convierte en Movimiento Liquidado. Una vez tengo el movimiento liquidado puedo sacar los Informes de Pre-nómina y  hacer la revisión correspondiente a esas Novedades. Por ultimo se generan las colillas de pago, las transferencias bancarias, se hace el cierre de la nomina, se contabiliza la nomina, se generan los parafiscales, los aportes a la seguridad social y se generan los informes necesarios para el área (consolidados de horas extras, acumulados, informes de personal nuevo, retiros etc.)

Ubíquese en liquidación del periodo:
Sistema de nomina / Módulos de nomina / Liquidación del periodo: 

POSIBILIDAD DE ERROR EN LA GRABACIÓN DE UNA NOVEDAD

Nota: Si entre Prenómina y la liquidación toca parar el proceso, porque se ha ingresado erróneamente alguna novedad,  se debe seguir el siguiente proceso:
1.	Extraer el envío –novedades generadas por módulo
2.	Corregir la Novedad.
3.	Generar de nuevo

. Cuando la PRE-Nómina está lista se imprimen los volantes de pago, se realizan las transacciones bancarias, se hace la relación de bancos, se efectúan los procesos contables y se puede cerrar la nómina por la siguiente ruta:
       Sistema de nomina / Módulos de nomina / Cierre: 

¿Durante el cierre el sistema qué hace?

1.	Acumula la liquidación
2.	Mueve automáticamente de todos los módulos la información nueva, por ejemplo: a los préstamos  le acumula los saldos, a las vacaciones los estados, a los ahorros y auxilios les maneja el monto, a los embargos los acumulados, etc.
3.	Deja todos los maestros en los estados correspondientes para que estén listos para el próximo período.

Modificado por:
Tatiana Aristizabal
Carolina Gómez
Armando Gonzalez
Melanio Cordoba
Jair Fayad

Enero 09 de 2008

LISTA DE CHEQUEO DE NOMINA	
	
NOMBRE: 		PERIODO:	
	
ACTIVIDAD	NOMINA	INGRESAR	GENERAR	
	VERIFICAR	SI	NO	SI	NO	
Digitar ingresos	 	 	 	 	
Aplazar las liquidaciones de los empleados retirados en el periodo Anterior	 	 	 	 	
Registrar ahorros a los empleados nuevos	 	 	 	 	
Digitar novedades módulo de vacaciones	 	 	 	 	
Digitar novedades módulo de préstamos	 	 	 	 	
Digitar novedades módulo de incapacidades	 	 	 	 	
Digitar novedades módulo de ausentismos	 	 	 	 	
Digitar novedades módulo de embargos	 	 	 	 	
Digitar novedades auxilios empresariales y cooperativos	 	 	 	 	
Digitar todas las demás novedades recibidas de G.H. y clientes	 	 	 	 	
Revisar y digitar ajustes reportados por Compras y Convenios 	 	 	 	 	
Digitar y/o importar el reporte del tiempo laborado de cada asociado	 	 	 	 	
Importar archivo de restaurante	 	 	 	 	
Importar archivo de comisiones	 	 	 	 	
Importar archivos de subsidio familiar	 	 	 	 	
Generar todos los módulos	 	 	 	 	
Liquidar la prénomina	 	 	 	 	
Imprimir la prenómina	 	 	 	 	
Hacer revisión de novedades de todos los módulos y total de horas	 	 	 	 	
Revisar el cálculo de retención en la fuente	 	 	 	 	
Verificar con el sumario del mes anterior el valor del subsidio a pagar	 	 	 	 	
Revisar los IBC de las incapacidades	 	 	 	 	
Revisar los embargos 	 	 	 	 	
Hacer correcciones	 	 	 	 	
Liquidar la prénomina después de correcciones	 	 	 	 	
Revisar correcciones	 	 	 	 	
Imprimir sumario general 	 	 	 	 	
Anexar al sumario Gerneral los pagos por fuera de nomina que queden dentro del periodo	 	 	 	 	
Entregar sumario general a la coordinación de nómina	 	 	 	 	
Generar archivo para gerencia electrónica	 	 	 	 	
Copiar archivo de gerencia electrónica en la carpeta correspondiente	 	 	 	 	
Enviar por correo electrónico comprobantes de pago a las sucursales	 	 	 	 	
Enviar por correo electrónico cartas de descanso a las sucursales	 	 	 	 	
Imprimir información para facturación	 	 	 	 	
Entregar archivo de la prenomina a facturacion de los clientes que lo requieran	 	 	 	 	
Entregar a facturación los soportes de nómina	 	 	 	 	
Enviar por e-mail las prenóminas para clientes que lo requieran	 	 	 	 	
Imprimir información para coordinación de nómina (deducciones)	 	 	 	 	
Generar los archivos de Cooperativas	 	 	 	 	
Copiar los archivos de Cooperativasen la carpeta correspondiente	 	 	 	 	
Entregar a Coordinacion de nomina el calculo del Beneficio Tributario	 	 	 	 	
Entregar la liquidacion de las cartas de aportes a coordinación de nómina en el formato establecido	 	 	 	 	
Imprimir información para archivo 	 	 	 	 	
Hacer cierre de período 	 	 	 	 	
Informar a Seguridad Social el cierre para importar las novedades 	 	 	 	 	
Informar a Contabilidad el cierre para hacer contabilización	 	 	 	 	
Elaborar informes para empresas clientes	 	 	 	 	
Hacer liquidaciones definitivas de reconocimientos económicos	 	 	 	 	
Imprimir liquidaciones definitivas	 	 	 	 	
Entregar a coordinación de nóminas el formato con las deducciones realizadas para el pago	 	 	 	 	
Elaborar cartas de retiro de fondo acumulativo definitivo	 	 	 	 	
Enviar por correo Electronico las liquidaciones a las regionales 	 	 	 	 	
Imprimir Sumario para el calculo de parafiscales	 	 	 	 	
Hacer liquidación de Parafiscales	 	 	 	 	
Imprimir Sumarios Mensuales para contabilidad	 	 	 	 	
Elaborar informe de Diferencias en Autoliquidación	 	 	 	 	
Archivar copia de comprobantes, novedades y demás información