SISTEMA DE NÓMINA MIDASOFT.RTF

A. BIENVENIDOS A MIDASOFT
A. EXPLICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE NÓMINA
B. CONSIDERACIONES GENERALES
C. ¿CÓMO OPERA EL SISTEMA DE NÓMINA MIDASOFT?
D. CICLO NORMAL DE UNA NÓMINA RESUMIDO; ASPECTOS CLAVES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA.

A. BIENVENIDOS A MIDASOFT: SISTEMA DE NÒMINA 

MIDASOFT NÓMINA es una solución idónea:

•	Este no es sólo un Liquidador de Nómina. Es un sistema de Gestión de Nómina.

•	Es un Sistema Compuesto por más de 36 Módulos, que interactúan entre sí.

•	Cada Módulo es un auxiliar de la Nómina.

•	Es un Sistema Multicompañía y Multimoneda, así que puede ser utilizado por multinacionales que manejas nóminas en otros países.

Con  8 años de existencia Sysoft, Sistemas y Software Ltda ha logrado posicionarse en sectores de gran relevancia; en la actualidad cuenta con una base instalada en más de 50 Empresas en Colombia.

Experiencia que se ha revertido en un producto robusto y adaptable a las necesidades particulares. Nuestro alto nivel de parametrización lo hace el producto adecuado para todo tipo de empresas (grandes, medianas, pequeñas y de diversas áreas económicas).

Además contamos con personal capacitado y una excelente gestión de apoyo humana en nuestros procesos de implementación y en área de soporte al usuario final.

Es un recurso que suministra:

- Información al departamento de Gestión Humana

- Control sobre los procesos administrativos efectuados en las áreas: Nómina, Recursos Humanos y Salud Ocupacional.

- El sistema está conformado por varios módulos que interactúan entre sí, formando así una solución verdaderamente integrada.

- Garantía de Integridad en el manejo de una única Base de datos.

B. EXPLICACIÓN GENERAL DEL SISTEMA DE NÓMINA: 

Impresión de toda clase de certificados o documentos de vinculación con una interfase con un procesador de texto, mediante el proceso de combinación de correspondencia. Generación de diferentes formatos de impresión para los cheques, sobres o colillas de pago. Control para la liquidación de la Nómina mediante restricciones instauradas por el usuario; Tales como deducciones en vacaciones, validación por totales de control y otros, con mensajes de alerta.

Manejo de prioridades en el proceso de liquidación de los conceptos de Nómina. Definición de perfiles de usuario para controlar la seguridad del sistema, en forma individual o grupal, con registro de las transacciones. Manejo de múltiples cajas de compensación, con impresión  del formato de afiliación y control de beneficiarios para el subsidio familiar. Descuentos por asociaciones tales como: Cooperativas, aportes sociales, auxilios, funerarios, fondos de empleados, y otros. Liquidaciones globales o parciales de la nómina hasta obtener los resultados correctos. Generación de informes fijos, definidos y programados por el usuario. Adición de imágenes a las bases de datos tales como la foto de cada empleado o los documentos escaneables.

INCLUYE LOS SIGUIENTES MODULOS: 

•	Vacaciones
•	Incapacidades
•	Ausencias y Permisos
•	Prestaciones Sociales
•	Seguridad Social
•	Ajustes
•	Informes Legales
•	Utilitarios
•	Horas Extras
•	Importación y Exportación de datos
•	Turnos
•	Embargos
•	Auxilios
•	Retroactivos
•	Prestamos
•	Ahorros
•	Novedades Pendientes
•	Procesos Auxiliares
•	Novedades de Nómina
•	liquidación de Nómina
•	Informes de liquidación
•	Transferencias Bancarias
•	Cierre del proceso
•	Vinculación
•	Liquidaciones Definitivas
•	Reemplazos transitorios
•	Control de Asistencia
•	Configuración
•	Dotaciones de empleados
•	Informes
•	Consultas
•	Políticas
•	Controles de Nómina

C. CONSIDERACIONES GENERALES

Todos los módulos del sistema presentan las mismas particularidades o formas de operación que se explican a continuación:

1-.Menús o árboles.

Estos presentas las mismas opciones, que se encuentran diseñadas de la siguiente manera:

Registro: Se realiza el registro de todas las tablas maestras (Sin estas no podemos realizar las transacciones.

Transacciones: Se generan o se hacen los respectivos movimientos de las incapacidades resultantes día a día.

Consultas: Permite ver cada uno de los registros que se han hecho en las transacciones. Solo permite realizar consultas rápidas no permite realizar modificaciones.

Informes : Permite sacar un informe completo de cada uno de las transacciones que se han realizado. 

2-.Para los Informes.

•	Indicar Clasificación: Es la forma como deseo filtrar la información, puedo seleccionar todas las formas posibles, pero teniendo en cuenta las prioridades, ya que estas me indican la forma de como se sacara finalmente el listado.
·	
·	Según la clasificación elegida se le da una prioridad determinada.
·	Prioridad 1: Área
·	Prioridad 2: Centro de Costos
·	El informe buscará primero las áreas y dentro de estas buscara los centros de costos seleccionados.
·	
•	Continuar con el Informe: Después de seleccionar todos los datos que comprenderá el informe se oprime esta opción, la cual permite seleccionar el destino de los informes.
•	 Puede seleccionar el destino así: 
·	
·	Impresora
·	Archivo
·	Pantalla
·	Metafile
·	Disco
·	De los Encabezados -. 
·	
·	El encabezado de los informes es un estándar que permite definir claramente cada uno de ellos por medio de un identificador que se encuentra en la parte superior izquierda así:

·	Ref-. XXXX:YYYYYYY donde XXXX identifica el modulo al cual pertenece y YYYYYY es el código del informe asignado por SYSOFT. Le recomendamos que para eventos de una consulta o anomalía haga referencia a esta indicación.   
·	
·	3-.Para la funcionalidad de las pantallas de Consulta y/o Grabación de Datos.
·	
·	Se tiene cuatro tipos de Ventanas las cuales permiten realizar diferentes operaciones de acuerdo a su operación, así:
·	
·	3.1-.Browses para consulta y captura de Información.
·	3.2-.Browses para consultar Información.
·	3.3-.Forms donde se registra la información propiamente dicha.
·	3.4-.Windows o ventanas de solicitud de información, bien sea para ejecutar un reporte o un proceso.

Otros Aspectos Importantes:

La  Ayuda para todas estas ventanas se obtiene pulsando las teclas ALT-F11 simultáneamente. Ahí obtendrá una información del modo de operación y consideraciones generales acerca del proceso que va ha realizar. Esta ayuda esta realizada en archivos tipo RTF, que perfectamente puede abrir con cualquier editor de texto. El sistema posee su propio visualizador.

La SEGURIDAD para todas estas ventanas se obtiene pulsando las teclas ALT-F12, simultáneamente. Obviamente si su perfil de usuario está en capacidad de realizarlo.

Las ventanas tipo 3.1, siempre contendrán los siguientes botones:

Insertar: Permite ingresar en el sistema un nuevo registro.

Cambiar: Permite realizar modificaciones a los registros que ya se encuentran en el sistema.

Borrar: Como su nombre lo indica permite borrar registros que ya no se necesitan dentro del sistema.

Salir: Permite dar por terminado el proceso que se estaba realizando.

Y eventualmente el botón de, quien también lo podrán tener las ventanas tipo 3.2.

Seleccionar: Permite elegir uno de los registros que se encuentran en el sistema para continuar realizando las debidas transacciones.

Las ventanas tipo 3.3, siempre contendrán los siguientes botones:

Aceptar: Se le da clic a esta opción cuando se tiene listo el registro o transacción, para que se haga valida en el sistema.

Cancelar: Se le da clic a esta opción cuando el registro o transacción que se esta haciendo ya está o simplemente no se va a ingresar.

4-.Botones Normalmente Usados:

Existen una serie de Botones que se utilizan repetidamente dentro de todo el sistema, los cuales siempre permitirán hacer la misma acción , así :

Botones de Lookup (de selección de registros): Se encuentran identificados con tres punto (...) y permiten buscar información, normalmente de otra tabla.

Botones de Calendario: Se encuentran identificados con una C (C) y permiten escoger una fecha de un calendario.

D.¿CÓMO OPERA EL SISTEMA DE NÓMINA MIDASOFT?

En esta sección se explican de una forma muy general cada uno de los pasos necesarios que se deben realizar para liquidar (pagar) cada una de las distintas nóminas.

Estos pasos son en su orden los siguientes:

1.  Realizar todas las novedades (modificaciones) de los archivos maestros y/o tablas de referencia,  por ejemplo:
- Ingresos, modificaciones y retiros al maestro de personal
- Creación y modificación de conceptos.  Modificación de tablas de impuestos y antigüedad.
- Cambios saláriales
	
Y en general todas aquellas modificaciones que de una u otra forma afecten el producto final de la liquidación. Todos estos cambios se realizan por la opción de configuración del menú principal.

2.  De cada uno de los módulos realizar las siguientes acciones:

•	Ingresar las novedades correspondientes.
•	Generación a nómina.  Por ejemplo:

a.	Del módulo de Préstamos:  Aprobar, ingresar y modificar los préstamos correspondientes al período a liquidar, esta opción lo que hace es pasar a las novedades de nómina las cuotas de los préstamos vigentes.

b.	Del módulo de Vacaciones:  Realizar los cambios a la programación de vacaciones y  confirmar la salida a vacaciones del personal.

c.	Del módulo de Horas Extras:  Ingresar las novedades de horas extras.

d. Del módulo de Prestaciones Sociales:  Se liquidan las cesantías del personal y/o primas por fuera de nómina, para ello de  debemos indicar la fecha de liquidación.

En resumen se deben realizar las acciones correspondientes en cada uno de los módulos y ejecutar la opción de generación de novedades de nómina.

La generación  se  debe realizar independientemente de que hayan o no ingresado novedades.

3.  Terminado lo concerniente a los módulos de deben continuar con las novedades de nómina.  

Por medio de este proceso se ingresan al sistema novedades que no hayan sido tenidas en cuenta por los módulos.

Por ejemplo:  Novedades enviadas por entidades externas como cooperativas u asociaciones.  Sin embargo, también se pueden modificar las novedades generales por los módulos o grabadas con anterioridad.  

Para hacer el ingreso de estas novedades se cuenta con dos opciones;  la primera de ellas es en una forma individual y la segunda forma global, valiéndose de los criterios allí establecidos.

4.  El módulo de novedades pendientes,  es posible que no se hayan descontado algunos conceptos, por exceder el tope mínimo de descuentos establecidos en el sistema, aparecen las novedades pendientes las cuales deben ser incluidas dentro de las novedades normales de nómina.  

Por lo tanto es necesario entonces realizar el proceso de inclusión de estas novedades normales de nómina. En este proceso de novedades pendientes puede también ser utilizado para que se descuenten cuotas adicionales de algunos conceptos.  Recordemos que como regla general si un concepto (que sea de generación automática) es reportado dentro de las novedades normales del sistema solo toma lo reportado e ignora los cálculos automáticos que se deben realizar.  Así, solo es posible adicionar cuotas extras a conceptos automáticos grabándolas dentro de las novedades pendientes.

5.  Antes de realizar los procesos de validación es conveniente haber realizado todos los pasos anteriores, sin embargo, es posible seguir validando las novedades de nómina periódicamente.

La validación se puede realizar de dos formas;  por totales de control o una auditoria general:

a.	Por totales de control:  Para realizar esta validación es necesario haber grabado en paquetes o envíos.  Puesto que cada paquete o envío debe tener unos totales de control entonces estos se graban en el sistema para cada envió en particular.  La validación lo único que se hace es revisar que los totales grabados en el envió correspondan a la suma de las novedades grabadas.  Si estos valores no concuerdan, el sistema solamente le indica pero no realiza ninguna acción al respecto.  Así, esta validación puede ser o no realizada de acuerdo a su conveniencia.

b.  auditoria General:  Este proceso permite realizar una validación general de las novedades de nóminas, validación que consiste básicamente en detectar no activos o no existentes en detectar:  empleados no activos o no existentes, conceptos que no existen, novedades que no corresponden al período, novedades que no correspondan al proceso.

Como se puede observar estos procesos de validación o auditoria son completamente opcionales, y el hecho de que no se realicen no entorpecen el proceso de liquidación.

6. Liquidación:  Por medio de esta opción se realizan los procesos finales de la nómina, los cuales son en su orden:

	a.  Liquidación
	b.  Impresión de plantillas de pago
	c.  Impresión de Cheques
d.	Cierre de nómina

E. CICLO NORMAL DE UNA NÓMINA RESUMIDO; ASPECTOS CLAVES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA.

Primero tenga en cuenta que MIDASOF NÓMINA es un sistema modular. Para que este sistema funcione se necesita parametrizar (definir) primero la información que irá en las Tablas de Referencia, que contienen los datos vitales para el funcionamiento del sistema. Por ejemplo: Nóminas, Ciudad,  Clases de Nóminas, Tipos de Nóminas, Sucursales, Clase de Novedades, Formas de Pago, Tipo de amortización, etc.. Y además ingresar la información al Maestro de empleados que tiene además la Historial Salarial y Seguridad Social. Nota: El aplicativo DEMO en que el usuario inicial comienza a conocer el funcionamiento del sistema -mediante talleres o en la capacitación- ya está previamente parametrizado. 

Al iniciar el ciclo normal de Nómina en MIDASOFT:

I. REVISAR -se debe tener en cuenta los siguientes pasos-:

1.	Revisar si hay empleados nuevos.
2.	Si a alguien le cambió la historia salarial.
3.	Si se creó un concepto nuevo.
4.	Si necesito inscribir a algún empleado en alguna agrupación de empleados.
5.	Tener en cuenta cualquier cambio en las tablas de referencia y en el maestro de empleado antes de comenzar  cualquier tipo de proceso en el sistema.

II. Después voy a cada módulo en que sea necesario inscribir novedades. Es decir: sólo actúo sobre un módulo si tengo novedades que le conciernan. 

III. Independiente de tener o no novedad siempre debo generar a Nómina. Cada módulo del sistema cuenta con la posibilidad de hacer la generación de sus novedades desde su interior, aunque el sistema también cuenta con la opción de generar globalmente.

Cuando el usuario genera las novedades estas son enviadas a la tabla de novedades; que el sistema de allí las va a recoger. La novedad que no se genera a nómina no se liquida. Cuando se haya generado el sistema está listo para la liquidación.

IV. ¿Qué hace el Sistema para liquidar? Toma las novedades + La parametrización que se haya hecho a los conceptos en las políticas de calculo y los convierte en Movimiento Liquidado. Una vez tengo el movimiento liquidado saco los Informes de Pre-nómina y le hago la revisión correspondiente a esas Novedades.

POSIBILIDAD DE ERROR EN LA GRABACIÓN DE UNA NOVEDAD

Nota: Si entre Pre-nómina y la liquidación toca parar el proceso porque se ha ingresado erróneamente una novedad se debe seguir el siguiente proceso:
1.	Corregir la Novedad.
2.	Extraer la el envío –novedades generadas por módulo- y
3.	Generar de nuevo

V. Cuando la Pre-Nómina está lista imprimo los volantes de pago, realizo las transacciones bancarias, saco relación de bancos, efectuó los procesos contables y cierro la nómina.

¿Durante el cierre el sistema qué hace?

1.	Acumula la liquidación
2.	Mueve automáticamente de todos los módulos la información nueva, por ejemplo: a los préstamos  le acumula los saldos, a las vacaciones los estados, a los ahorros y auxilios les maneja el monto, a los embargos los acumulados, etc.
3.	Deja todos los maestros en los estados correspondientes para que estén listos para el próximo período.

Modificado 11-04-05