GENERACION DE MEDIO MAGNETICO 
AUTOLIQUIDACION INTEGRADA

DOCUMENTO: MLLG4_WINEXPMUA001.RTF

Ruta: Sistema de Nómina/Informes Legales/Autoliquidación Integrada/Generación de Medio Magnético.

Me permite la Generación del Archivo plano para el pago de autoliquidación Integrada (SOI).

Antes de iniciar el proceso de generación, se debe hacer o verificar que la configuración inicial este debidamente realizada:

CONFIGURACION INICIAL DEL SISTEMA PARA LA AUTOLIQUIDACION INTEGRADA

Este documento le ayudará a parametrizar el sistema para poder generar el archivo plano para la Autoliquidación Integrada.
Recuerde que primero debe instalar una actualización del sistema Midas.
Luego de esta actualización proceda a:

1.	En la ruta Tablas de Referencia / Regiones del país, diligencie correctamente en la ventana “ciudades” el país con el código asignado. Esto para no tener problemas con los empleados extranjeros o los colombianos que viven en el extranjero. Como mínimo debe existir el país Colombia con el indicador local en “si”.

2.	Debe importar la tabla TCOT a SQL. En caso de no sentirse capacitado (a) para hacerlo, por favor solicite ayuda a una persona del departamento de sistemas. 
Cuando la importe, diligencie en  el módulo Configuración / Registro de Empleados el campo  “Tipo de cotizante”; basado en la tabla  llamada igual en la página 10 del decreto 634 que adjuntamos.

3.	En el mismo módulo  “Registro de Empleados” diligencie o verifique el campo “Lugar de Nacimiento”. Especialmente a los empleados extranjeros.

4.	En el mismo módulo “Registro de Empleados” diligencie o verifique el campo “ciudad” que se encuentra debajo del campo “Dirección”. Esto para determinar los colombianos que viven en el extranjero.

5.	En el mismo módulo “Registro de Empleados” diligencie o verifique el campo “Ciudad de Trabajo”. Esto es sumamente importante ya que este código es requerido en el Sistema de Autoliquidación Integrada.

6.	 En la ruta  Seguridad Social / Registro / Entidades Administradoras, diligencie o verifique los campos:

Códigos asignados. (Se anexa tabla)

Para estas entidades, debe diligenciar en la pantalla de registro, el Campo código asignado, el cual debe contener el código SUPERSALUD, para el caso de las EPS o SUPERBANCARIA, para las ARP  y FONDOS.  Ej. Para el ISS debe registrar el código EPS006.

En el Campo Código Asignado debe contener el código de la Supersalud.

Una Caso muy particular ocurre con el Seguro Social, pues esta entidad tiene tres códigos asignados por la Supersalud (uno para cada tipo de servicio), para solucionar esto se debe proceder así:

En Administradoras Sucursales Servicios (Tabla ESV), en la ruta:

Seguridad Social/ Registro / Administradoras Sucursales Servicios.

En el Campo Código Asignado debe indicar el código de la supersalud para cada servicio
Ver punto 7 

-	Redondeos: Recuerde que para IBC a Mil, Aporte y Fondo a Cien.
-	Nit
-	Dígito de Verificación
-	Pago Aportes: Para las administradoras de Salud y Riesgos seleccionar “Anticipados”. Para las administradoras de Pensión seleccionar “Vencidos”.

7.	En la ruta Seguridad Social / Registro / Entidades Administradoras, en la ventana “Administradoras Sucursales de servicio”, buscar y configurar con su código asignado para Seguro Social:
-	Salud Familiar
-	Pensión
-	Riesgos Profesionales
            
8.	En la ruta Configuración / Tablas de Referencia / Tablas de Impuestos                    selecciones la correspondiente a  Fondo de Solidaridad  y en la variable 02 diligencie el porcentaje correspondiente a la subcuenta de solidaridad y en la variable 03 el  porcentaje correspondiente a la subcuenta de subsistencia así:

Limites	Variable 01	Variable 02	Variables 03	
Inferior	Superior				
1,734,800	6,939,199	1,000	500	500	
6,939,200	7,372,899	1,200	500	700	
7,372,900	7,806,599	1,400	500	900	
7,806,600	8,240,299	1,600	500	1,100	
8,240,300	8,673,999	1,800	500	1,300	
8,674,000	999,999,999	2,000	500	1,500	

9.	En la ruta Configuración / Tablas de Referencia / Clases de documento de identidad, en el campo “código alterno 1” debe diligenciar:
-	CC para cédula de ciudadanía
-	CE para cédula de Extranjería
-	TI para Tarjeta de Identidad

10. En la ruta Configuración / Parámetros del sistema / Variables generales de Usuario, seleccione la variable “Autol: Redondeo” que debe tener en el dato “1”.

11. Por el Sistema de Nómina / Configuración / Variables Generales de Usuario y las variables
Mllg: PRFMCNRoundB, Redondear Base  de Parafiscales MCN, Alfanumérica, Dato M - Mil
Mllg: PRFMCNRound, Redondear Valor de Parafiscales MCN, Alfanumérica, Dato N

11-. PARAFISCALES

Por la Ruta Informes Legales / Parafiscales / Configuración

Para cada uno de los parafiscales definidos en este browse , debe diligenciar al menos los siguientes campos : 

Tipo de Caja: Escoja de acuerdo al Caso:
    1 = Sena
    2 = ICBF
    3 = Caja de Compensación

Tercero: Seleccione el código de tercero correspondiente a la entidad (No olvide diligenciar para este tercero el NIT y el digito de Verificación).
      
12-. En el archivo SYfempr.ini buscar en la compañía (Ejemplo compañía XX la linea a buscar es [XXODBC] ) la instrucción Nit va sin puntos y con – digito de verificación ejemplo: Nit=XXXXXXXX-X

MOD. 01/06/2006 MG

Una vez verificados estos pasos, si puede proceder con los siguientes:

GENERACION DE ARCHIVOS BASE (TABLA MUA)

La autoliquidación integrada o SOI, depende de dos procesos anteriores: 

1. Luego de Configurar, usted debe proceder a Generar novedades de Seguridad Social y Realizar la Autoliquidación de manera normal, es decir seguir todos los  pasos que se deben realizar para obtener la Autoliquidación (Archivo AMA), esto se realiza por el Modulo de Seguridad Social. Por lo tanto la información que genera este paso queda en Tabla AMA.
2. Para la información de Parafiscales, debe haber realizado, la generación de los de los mismos, para el periodo que desea exportar. La ruta para hacer este proceso es:
Módulo de Informes legales / Parafiscales / Generación por Centro de Costos. 
La información que este proceso genera queda en la tabla MCN.

Una vez realizado este proceso, y las verificaciones anteriormente expuestas, podremos hacer la generación de la Autoliquidación Integrada.

Modulo de Informes Legales / Autoliquidación Integrada / Generación

Escoja el periodo a Generar  y de el botón Aceptar.

La información que este proceso genera queda en la tabla MUA. En resumen la tabla MUA contiene la información de la Tabla AMA (Autoliquidación) y de la Tabla MCN (Parafiscales).

REVISION DE LA INFORMACION 

Este proceso le permite editar los registros de la tabla MUA.
Escoja el año y mes.
Con el segundo botón que aparece después del Periodo UD puede hacer esta operación.
En la pantalla que aparece UD podrá ver los registros generados (Tabla MUA), editándolos o Borrándolos, según sea el caso.

GENERACION DEL ARCHIVO PLANO 

1. Escoja el año y mes a GENERAR.

2. Seleccione el(los) clasificador(es), por los cuales  desea filtrar la información. Para hacerlo, simplemente debe hacer doble clic sobre el clasificador  que desea filtrar. U oprima el botón Indicar Clasificación. Sino selecciona ningún clasificador o filtro, se genera toda la información.

3. Si desea abrir el archivo texto generado, Active la casilla Abrir el Archivo al Terminar

4. Si desea hacer una prueba inicial de la Generación, Active la casilla  Generar Solamente  y escoja el número de registros que desea probar. Para activar esta casilla debe dar CTRF110, y automáticamente le aparece.
Chuleada esta casilla le aparece un box, donde debe indicar el número de registros que desea que el sistema le genere.
Esto como se dijo inicialmente solo se debe utilizar para hacer una prueba.

5-.Los campos Datos del Sena y Datos del ICBF, deben ser diligenciados, para hacer esto:

Debe de registrar las siguientes variables de Usuario:

mllg4: nitsena, Nit del SENA sin Digito de Verificación
Alfanumérica
Dato = Nit del SENA, por defecto 899999034

mllg4: dvsena, Digito de verificación del  SENA
Alfanumérica
Dato = Digito de verificación, por defecto 1

mllg4: niticbf, Nit del ICBF sin Digito de Verificación
Alfanumérica
Dato = Nit del ICBF, por defecto 899999239

mllg4: dvicbf, digito de verificación del  ICBF
Alfanumérica
Dato = digito de verificación, por defecto 2

Los valores por defecto, son valores reales, si necesita modificarlos, entonces actualice estas variables de usuario.

6. Oprima el botón Generación, para iniciar la exportación.

7-.El Botón Controles

8-. El Botón Pagos / Deducciones

9-.Este proceso de generación se puede visualizar, para ello active la variable de Usuario indicada en la parte superior derecha de esta ventana donde dice Visualizar con ===>

MANEJO DE ERRORES TIPICOS

Error: Cannot resolve collation conflict for equal to operation

Este error se presenta cuando el atributo COLLATION, de los campos varchar de las tablas EMP y MUA es diferente.  

Solución: siga los siguientes pasos :

1. Exporte el contenido de la tabla MUA (si ya tiene datos). Revise el Collation por defecto de la base de datos y asegúrese de que corresponda al de la tabla EMP.

2. ELIMINE la tabla MUA (COMANDO DROP).

3. Cree de nuevo la TABLA MUA.

4. Importe el contenido exportado anteriormente a la tabla MUA.

MOD. 23/11/2005 JS

CONFIGURACION 

Antes de iniciar el proceso de generación, se debe hacer la siguiente Configuración.

PARA LAS ENTIDADES ADMINISTRADORAS (EPS, ARP, FONDOS)

Para estas entidades, debe diligenciar en la pantalla de registro, el Campo código asignado, el cual debe contener el código SUPERSALUD, para el caso de las EPS o SUPERBANCARIA, para las ARP  y FONDOS. Pej. Para el ISS debe registrar el código EPS006.

 Debe tener configurado el redondeo como se muestra la siguiente imagen:

CASO ESPECIAL

El seguro social, por poseer varios servicios, debe diligenciarse el código en el registro de Empresa-Sucursal-Servicio.

PARAFISCALES

Debe entrar a la Opción de Configuración, y actualizar los Siguientes Campos.

Tipo de Caja: Escoja de acuerdo al Caso _:
    1 = Sena
    2 = ICBF
    3 = Caja de Compensación

PARA LAS CAJAS DE COMPENSACION

En Tablas de Referencia--> Cajas de compensación: llene el campo Tercero. Seleccione el código de tercero correspondiente a la entidad, teniendo en cuenta que este código debe ser el código asignado a la Caja (ej. CCF006). No olvide diligenciar para este tercero el NIT y el digito de Verificación.

GENERACION DE ARCHIVOS BASE 

La autoliquidación integrada, depende de dos procesos anteriores: 
1. Luego de Configurar, usted debe proceder a Generar la autoliquidación del mes.  Recuerde que debe tener configurada la variable Autol: Redondeo con valor 1. 

2. Para la información de Parafiscales, debe haber realizado, la Contabilización de los mismos, para el periodo que desea exportar, en el módulo de Informes legales.

REVISION DE LA INFORMACION 

Escoja el año y mes a revisar y Haga clic en el botón <>.  En la pantalla que aparece UD podrá ver lso registros generado, editándolos o Borrándolos, según sea el caso.

GENERACION DEL ARCHIVO PLANO 

1. Escoja el año y mes a GENERAR.
2. Seleccione el(los) clasificador(es), por los cuales  desea filtrar la información. Para hacerlo, simplemente debe hacer doble clic sobre el clasificador  que desea filtrar.
3. Si desea abrir el archivo texto generado, Active la casilla Abrir el Archivo al Terminar
4. Si desea hacer una prueba inicial de la Generación, Active la casilla  Generar Solamente  y escoja el número de registros que desea probar.
5. Oprima el botón Genera ración, para iniciar la exportación.

luego debe entrar a la pagina de SOI y procesar el archivo. En caso de aprobar el archivo, se vera la siguiente pantalla:

MANEJO DE ERRORES TIPICOS

Error: Cannot resolve collation conflict for equal to operation

Este error se presenta cuando el atributo COLLATION, de los campos varchar de las tablas EMP y MUA es diferente.  

Solución: siga los siguientes pasos:

1. Exporte el contenido de la tabla MUA (si ya tiene datos). Revise el Collation por defecto de la base de datos y asegúrese de que corresponda al de la tabla EMP.

2. ELIMINE la tabla MUA (COMANDO DROP).

3. Cree de nuevo la TABLA MUA.

4. Importe el contenido exportado anteriormente a la tabla MUA.

MOD. 23/11/2005 JS
MOD. 033/03/2006 JS

COMO CORREGIR ERROR EN EL SOI “NO REGISTRADA CIUDAD DE TRABAJO”

La ciudad de trabajo debe estar registrada primero en el EMP, para que queden dentro de la Autoliquidación; luego debe Auto liquidar a dichos empleados.

Recuerde que debe ser un código registrado por el DANE, no se admiten 00, 001, dicho código debe estar compuesto así: los dos primeros dígitos es el Departamento, los tres últimos dígitos son el código de la ciudad.  Ej.: 05001 -> 05 – Antioquia, 001 – Medellín.

Luego genere el archivo de Autoliquidación Integrada.

NOTA:  Para que el sistema realice correctamente la Autoliquidación recuerde verificar por Módulo de Seguridad Social, Registro, Entidades Administradoras,  en todas las Administradoras en el renglón Proceso de Autoliquidación, tenga el Dll Auto5.  En caso de que alguna este diferente cambiarla por este Dll y volver Autoliquidar esta Administradora.

COMO CORREGIR ERROR EN EL SOI “DEPARTAMENTO CAJA DE COMPENSACIÓN NO COINCIDE CON LA CIUDAD DE TRABAJO”

Debe estar registradas las Cajas de Compensación en el Registro de Empleados, recuerde que debe registrarlas primero en el EMP y luego Liquidar nómina para que queden registradas en el MLQ; por lo tanto el proceso de los Parafiscales se toman del MLQ y de allí se llevan al SOI.

CUANDO EXISTE AUTOLIQUIDACIÓN Y NO HAY LIQUIDACIÓN DE NÓMINA:

Esto puede ocurrir en alguno de los siguientes casos:

1.	Cuando existe la novedad de vacaciones de 30 días y se pagan anticipadas, en la nómina no existe MLQ por tal razón no existen parafiscales, pero en la Autoliquidación se liquida IBC normal, en este caso hay dos opciones:
a.	Sacarlos del archivo MUA Integrada y pagarlos manual
b.	Reportar manualmente en el MUA un IBC para Parafiscales de $1.000 con su respectivo aporte.
Este proceso se realiza de la siguiente forma:
Por el Módulo de Informes Legales, Autoliquidación Integrada, Exportación del Medio Magnético, seleccione el periodo de Autoliquidación y el archivo generado.
Luego oprima el botón CONTROLES, seleccione el registro del empleado que tiene esta novedad, En la pantalla “Autoliquidación Integrada (MUA)”, oprimir cambiar y en las fichas Aportes, Parafiscales y Parafiscales (Cont. 5), completar la información de porcentajes y valores allí solicitados para las Cajas de Compensación, Sena e ICBF.

2.	Cuando la fecha de retiro de un empleado es el último día del mes y no se alcanza a realizar el respectivo Retiro dentro del mes correspondiente, ya sea porque el proceso de la Autoliquidación ya se había cerrado cuando se reportó la novedad o cuando debe hacerse pago de un día a la misma; debe hacerse lo siguiente:
a. Ingresar novedad de Liquidación de Nómina por 1 día para que quede incluido el pago de los Parafiscales.
b. Reportar manualmente en el MUA un IBC para Parafiscales de $1.000 con su respectivo aporte.
Este proceso se realiza de la siguiente forma:
Por el Módulo de Informes Legales, Autoliquidación Integrada, Exportación del Medio Magnético, seleccione el periodo de Autoliquidación y el archivo generado.
Luego oprima el botón CONTROLES, seleccione el registro del empleado que tiene esta novedad, En la pantalla “Autoliquidación Integrada (MUA)”, oprimir cambiar y en las fichas Aportes, Parafiscales y Parafiscales (Cont. 5), completar la información de porcentajes y valores allí solicitados para las Cajas de Compensación, Sena e ICBF.

NOTA: El único caso en el cual el SOI permite valores en 0 para los aportes de Parafiscales es cuando hay Licencia No Remunerada de 30 días.

MOD. 29/08/2006 SG

COMO CONFIGURAR ARCHIVO DE PENSIONADOS INACTIVOS

1.	Crear los tipos de cotizantes por Configuración | Tablas de Referencia | Tipo de Cotizantes, así:
•	Tipo de Cotizante,  Asignar el código que debe ser único Ejemplo PE1.
•	Descripción, Ejemplo Jubilación Local hasta 25 SMLV.
•	Código del Tipo: Asignar el Tipo de Pensión, Ejemplo: 10.
•	Código del Subtipo: Asignar el Tipo de Pensionado, Ejemplo; 1.
•	Valor Mínimo Cotización, Poner el Nro. de salarios mínimos para este tipo de pensionado.
•	Es Obligatorio Cotizar a: Activar cada uno de los servicios obligatorios para el tipo de cotizante pensionado.
•	Es pensionado?: Activar esta opción si efectivamente el tipo de cotizante es para pensionados inactivos.
•	Compartida? Solo activar esta opción si el tipo de pensionado es compartida (Se activa para tipo de pensión 11 y 15.
•	Pensionado Residente en el Exterior?, Se activa si el pensionado se encuentra viviendo en el exterior, adicionalmente a esto es importante asignar al empleado una ciudad donde vive con código valido para identificar departamento y ciudad. 
•	Pensionado Recibe pago en el Exterior? Se activa si el pensionado cumple con esta condición.

Nota: Hay que crear un tipo de cotizante para cada pensionado con condición distinta Ejemplo, Para El pensionado Jubilado hasta 25 SMLV, Que vive en Colombia y Recibe su pensión en Colombia existe un tipo así:
 
•	Es pensionado?: Activar.
•	Compartida?. No Activar.
•	Pensionado Residente en el Exterior?, No Activar. 
•	Pensionado Recibe pago en el Exterior? No Activar.

Para El pensionado Jubilado hasta 25 SMLV, Que vive en Exterior y Recibe su pensión en Colombia existe un tipo así:
 
•	Es pensionado?: Activar.
•	Compartida?. No Activar.
•	Pensionado Residente en el Exterior?, Activar. 
•	Pensionado Recibe pago en el Exterior? No Activar.

Crear un tipo por cada variación.

2.	Asignar el tipo de cotizante correspondiente a cada Pensionado.
3.	Autoliquidar
4.	Generar Autoliquidación Integrada
5.	Exportar por Tipo Pensionado.

MOD.03/10/06 

COMO CONFIGURAR ARCHIVO POR SUCURSALES DE AUTOLIQUIDACION

Si en la misma base de datos existen empleados de dos o mas empresas (Nit diferentes) y se desea generar el Archivo Plano de la autoliquidación integrada por Nit tenga en cuenta los siguientes pasos:

1.	Se debe crear por cada empresa una sucursal de seguridad social donde debe especificar El Nit, Digito de Verificación y Nombre de la sucursal.
2.	Cambiar la sucursal de las matricula de empleado separando empresas.
3.	Generar novedades.
4.	Autoliquidar.
5.	Generar un solo MUA.
6.	Crear la variable de usuario: Mllg4: DatosSUC,  Utiliza Datos de configuración del SUC, Alfanumérica, S.
7.	Si la variable esta activa en la ventana de exportación del MUA aparecerá un nuevo campo llamado sucursal, seleccione la que representa la empresa a procesar y  seguir los pasos normales.

MOD.03/10/06 LF 

COMO CONFIGURAR EL SISTEMA PARA QUE EXCLUYA A LAS COOPERATIVAS DEL APORTE A PARAFISCALES 

1.	Crear un Tipo de cotizante nuevo que en el tipo diga CO1, con descripción Cooperativa, Código del Tipo: 31, Subtipo: Blanco, Activar los campos salud, Pensión y Riesgos. 
2.	Asignarle a todos los empleados el nuevo Tipo de Cotizante CO1. 
3.	Quitar la parametrización de parafiscales que se encuentra en Informes Legales / Parafiscales / Configuración.
             NOTA: Si desea pagar solo la caja, dejar la configuración de este tipo de parafiscal.
4.	Seguir pasos normales como: Autoliquidar, generación Autoliquidación Integrada y exportación del Medio Magnético.
5.	En esta última hay un nuevo campo que es tipo de Aportante. Seleccionar Cooperativa y Generar.

MOD. 10/01/2007 MG

COMO HACER UN TRALADO DE EPS

Para el sistema funciona de la misma manera, el debe tomar las novedades de retiro (en el mes en que se retira) y de ingreso (en el mes en que piensa a aportar), esto se hace por el modulo de configuración / Registro de Empleados / Datos complementarios / Seguridad Social, elige el período de la autoliquidación y traslado, en la ventana siguiente en la fecha de la novedad le digita el ultimo día del mes en que se hace el retiro y aceptar, selecciona la entidad para la cual se desea cambiar y aceptar, con esto el sistema pone como fecha de retiro el ultimo día del mes y como fecha de ingreso a la otra entidad el 1 día del mes siguiente, al generar las novedades a nómina (en ambos meses) por el modulo de seguridad social el sistema toma dichas novedades.

Eje: Si el empleado realizó el retiro del ISS en el mes de enero en este momento debe realizar el traslado para que le tome la novedad de retiro y en febrero tome la novedad de ingreso a la nueva y así pueda realizar el pago.

MOD. 07/02/2007 YG

PASOS PARA LA CREACION DE UNA CAJA DE COMPENSACION

1. Crear la Caja de Compensación como tal por: Por Tablas de Referencia, Cajas de Compensación, allí en el renglón Tercero ingrese la caja en la tabla Terceros
2. En la Tabla Terceros, Insertar la nueva Caja de Compensación dos veces de la siguiente forma:
            a. Código de la Caja como se reconoce en la Planilla Unificada. Ej. CCF04 con sus respectivos datos
            b. Ingresar el Nit de la Caja de Compensación. Ej: 890.910.905
3. En el Módulo de Configuración, conceptos, crear los siguientes:
            a. Concepto para la Caja de Compensación
            b. Concepto del IBCF para la Caja de Compensación
            c. Concepto del SENA para la Caja de Compensación
4. Crear la Contabilización de los conceptos creados en el punto3, por Conceptos, definición contable
5. En el Módulo de Informes Legales, Parafiscales, configuración debe ingresar la nueva Caja de Compensación y en el renglón Tercero debe matricular el código de la Caja con el cual se identifica en la Planilla Unificada ej. CCF04, para sena PASENA y para el IBCF PAICBF
6. Registrarle al empleado la nueva Caja de Compensación, recuerde que si este no se registro antes de liquidar la nómina dicho código no aparecerá en el Movimiento Liquidado por lo tanto no queda en la Base de los Parafiscales.

Después de revisar todos estos pasos.

MOD. 12/07/2007 SG

COMO CORREGIR EL ERROR DE TIPO DE PLANILLA E

Cuando se valida el archivo en Enlace Operativo o el Soi genera un error de topo de planilla

Para darle solucion s este error esta la variable mllg4:Operador

 Con dato en 1: para quienes validan por enlace Operativo
Con dato en 2. Para quienes validan por el SOI

Modificado por Tatiana Aristizabal
17 de marzo de 2010