IMPLEMENTACIÓN DEL SISTEMA MIDASOFT 
Etapas, Procedimientos  y Entrenamiento de los Usuarios 

DOCUMENTO:  MNEXE_FRAME001.RTF

TABLA DE CONTENIDO:

-  Introducción.
1.Bienvenidos a MIDASOFT
2.Preparación del Proyecto
3.Cronograma de Implementación.
4.Sensibilización (compromisos del usuario y de Sysoft y Formatos de Parametrización de Conceptos y Seguridad del sistema)
5.Instalación de MIDASOFT.
6.Carga Inicial de Datos
7.Programa de entrenamiento para usuarios.
8.Definición de Contabilización de la Nómina
9.Provisiones y Parafiscales
10.Paralelo 1.
11.Paralelo 2.
12. Acompañamiento de puesta en marcha (salida en vivo)

Introducción: Este texto ha sido concebido para que los nuevos usuarios (finales o administradores), de MIDASOFT conozcan el sistema, sus herramientas y su funcionalidad integral; para que sepan cómo es el proceso de implementación (parametrización del sistema de acuerdo a las necesidades de cada compañía, instalación, importación de datos, ayudas en línea) y cual es el programa de entrenamiento, de acuerdo a la normatividad y las políticas de Sysoft, Sistemas y Software Ltda.

Es importante recalcar al usuario que la principal característica de MIDASOFT es su flexibilidad y/o capacidad para adaptarse a las necesidades particulares de cada empresa, respetando la legislación colombiana, por esto es muy importante que los usuarios sean específicos al definir sus necesidades y la forma en que quieren que se liquide en Midasoft cada uno de los conceptos (tanto aritméticamente como en periodicidad) y que además conozcan a fondo MIDASOFT para saber de qué forma su dinámica operativa diaria, en el manejo de la Nómina y los Recursos Humanos, se puede optimizar, hacer más efectiva y disminuir la inversión de tiempo en la ejecución de los procesos de liquidación de la nómina y tareas relacionadas.

El éxito en el conocimiento y aprovechamiento de MIDASOFT dependerá siempre, en gran parte, de la disposición y compromiso del recurso humano de la empresa usuaria en cada etapa del proyecto; pues el sostén de una ejecución satisfactoria de implementación, será en  gran medida, el aprovechamiento que cada usuario le quiera dar a la herramienta, conociendo sus utilidades y comprometiéndose a ejecutar cada una de las tareas del proceso  con responsabilidad y constancia.

El equipo de Sysoft, Sistemas y Software Ltda. está conformado por consultores y técnicos siempre disponibles a servir de guías y maestros durante todo el proceso de montaje.

Cada uno de nuestros consultores servirá de conductor durante cada etapa, además será un socio que estará comprometido a contribuir al usuario en aclarar dudas, enseñarle a conocer los alcances de la herramienta y lo más importante a optimizar el aprovechamiento de los recursos de MIDASOFT por parte del usuario para hacer más fructífera y efectiva su labor cotidiana para beneficio de la empresa en la optimización de sus procesos, especialmente en el área de Nómina y Recursos Humanos.

Para facilitar una labor óptima en todas las etapas de este proceso cada una cuenta con un documento de soporte, la cual explica en detalle cada tema, su contenido y objetivo. 

Este documento sobre la   implementación del sistema Midasoft cuenta con los siguientes puntos:

1. BIENVENIDOS A MIDASOFT: SISTEMA DE NÓMINA Y RECURSOS HUMANOS

Midasoft: Sistema Integrado de Nómina y Recursos Humanos ha sido desarrollado y es comercializado por Sysoft, Sistemas y Software Ltda.

Ha sido creado respetando la legislación colombiana sin embargo,  aprovechando la permisividad que esta misma brinda, es idóneo para adaptarse a las necesidades de todo tipo de empresas (grandes, medianas y pequeñas) y cualquiera sea la naturaleza económica del negocio.

Entre otros aspectos legales en su construcción se ha tenido en cuenta a la ley 50 de 1999, el régimen anterior, el salario integral, y la ley 100 de 1993. 

Permite que sean manejadas las Nóminas de diferente tipo de Normatividad ya sea empresas con empleados del sector publico y también del privado.

Permite la definición de múltiples Nóminas: Empleados, obreros, jubilados, extranjeros. Definición de múltiples periodicidades, por ejemplo: Semanal, Decadal, Catorcenal, Quincenal o Mensual.

Facilita el manejo de estructuras administrativas en múltiples niveles: Tipos de Nómina, Ciclos de Nóminas, Tipos de contratos, relaciones sindicales/laborales, centros de costos, áreas, departamentos, oficios, cargos, ubicación geográfica, sucursal, nivel, grupo, subgrupo, sección, subdivisión, proyecto, dependencia.

La liquidación de cada uno de los conceptos de Nómina es completamente parametrizable y modificable por el usuario; Tanto en los procesos de liquidaciones periódicas, de prestaciones sociales, definitivas y consolidaciones; Por medio de las políticas de calculo. Usa la definición de múltiples agrupaciones que facilitan los procesos de liquidación; Tales como: Agrupaciones de empleados, asociaciones, agrupaciones de conceptos y otros.

Midasoft hace un control de la historia salarial del empleado, con fecha, motivo y jornada. Así como también controla los múltiples retiros y los cambios de centros de costos. Permite el manejo de múltiples enlaces contables y bancarios con parámetros de sustitución definidos por el usuario para la generación de archivos planos y su contabilización. Tales cómo: contabilización por centros de costos, por unidades de producción o global.

Facilita la Impresión de toda clase de certificados o documentos de vinculación con una interfase con un procesador de texto, mediante el proceso de combinación de correspondencia. Generación de diferentes formatos de impresión para los cheques, sobres o colillas de pago. Control para la liquidación de la Nómina mediante restricciones instauradas por el usuario; Tales como deducciones en vacaciones, validación por totales de control y otros, con mensajes de alerta.

Midasoft cuenta con un manejo de prioridades en el proceso de liquidación de los conceptos de Nómina. Definición de perfiles de usuario para controlar la seguridad del sistema, en forma individual o grupal, con registro de las transacciones.

También el Manejo de múltiples cajas de compensación, con impresión  del formato de afiliación y control de beneficiarios para el subsidio familiar. Descuentos por asociaciones tales como: Cooperativas, aportes sociales, auxilios, funerarios, fondos de empleados, y otros. Liquidaciones globales o parciales de la nómina hasta obtener los resultados correctos. Generación de informes fijos, definidos y programados por el usuario. Adición de imágenes a las bases de datos tales como la foto de cada empleado o los documentos escaneables.

Nota importante para usuarios sobre ayuda en línea: Permite el manejo de la ayuda en línea, al estar usando el sistema el usuario puede activar esta  activando el comando Alt. y F11 - presionando estas teclas al mismo tiempo-. Se deben presionar al tiempo estando parados sobre la ventana de la cual se desea recibir ayuda informativa y entonces se activa un documento RTF, en un procesador de texto donde el usuario puede apreciar toda la información de ayuda sobre el tema específico que concierna a esa ventana.

Nota importante para administradores sobre las tablas del sistema: Si el usuario administrador desea saber en que Tabla de la base de datos están grabados los datos puntuales de una ventana o browser que está utilizando debe esta  activar el comando Alt. y F12 - presionando estas teclas al mismo tiempo-. Entonces el sistema mostrará una ventana con una literatura como la siguiente:

INCLUYE LOS SIGUIENTES MÓDULOS: 

·	Vacaciones
·	Incapacidades
·	Ausencias y Permisos
·	Prestaciones Sociales
·	Seguridad Social
·	Ajustes
·	Informes Legales
·	Utilitarios
·	Horas Extras
·	Importación y Exportación de datos
·	Turnos
·	Embargos
·	Auxilios
·	Retroactivos
·	Prestamos
·	Ahorros
·	Novedades Pendientes
·	Procesos Auxiliares
·	Novedades de Nómina
·	Liquidación de Nómina
·	Informes de liquidación
·	Transferencias Bancarias
·	Cierre del proceso
·	Vinculación
·	Liquidaciones Definitivas
·	Reemplazos transitorios
·	Control de Asistencia
·	Configuración
·	Dotaciones de empleados
·	Informes
·	Consultas
·	Políticas
·	Controles de Nómina
.           Cuenta con  un módulo adicional de Consultas Web de todo la información de la Nómina.
.           Cuenta con  un módulo adicional Web de Hojas de Vida.
.      Hojas de Vida, Selección, Capacitación, Evaluación de Desempeño, Presupuesto , Salud        Ocupacional.

3.CICLO NORMAL DE UNA NÓMINA RESUMIDO;
 ASPECTOS CLAVES QUE SE DEBEN TENER EN CUENTA.

Primero tenga en cuenta que MIDASOFT NÓMINA es un sistema modular. Para que este sistema funcione se necesita parametrizar (definir) primero la información que irá en las Tablas de Referencia, que contienen los datos vitales para el funcionamiento del sistema. 

Por ejemplo: Nóminas, Ciudad,  Clases de Nóminas, Tipos de Nóminas, Sucursales, Clase de Novedades, Formas de Pago, Tipo de amortización, etc.. Y además ingresar la información al Maestro de empleados que tiene además la Historial Salarial y Seguridad Social. Nota: El aplicativo DEMO en que el usuario inicial comienza a conocer el funcionamiento del sistema -mediante talleres o en la capacitación- ya está previamente parametrizado. 

Al iniciar el ciclo normal de Nómina en MIDASOFT:

I. REVISAR -se debe tener en cuenta los siguientes pasos-:

1.	Revisar si hay empleados nuevos.
2.	Si a alguien le cambió la historia salarial.
3.	Si se creó un concepto nuevo.
4.	Si necesito inscribir a algún empleado en alguna agrupación de empleados.
5.	Tener en cuenta cualquier cambio en las tablas de referencia y en el maestro de empleado antes de comenzar  cualquier tipo de proceso en el sistema.

II. Después voy a cada módulo en que sea necesario inscribir novedades. Es decir: sólo actúo sobre un módulo si tengo novedades que le conciernan. 

III. Independiente de tener o no novedad siempre debo generar a Nómina. Cada módulo del sistema cuenta con la posibilidad de hacer la generación de sus novedades desde su interior, aunque el sistema también cuenta con la opción de generar globalmente.

Cuando el usuario genera las novedades estas son enviadas a la tabla de novedades; que el sistema de allí las va a recoger. La novedad que no se genera a nómina no se liquida. Cuando se haya generado el sistema está listo para la liquidación.

IV. ¿Qué hace el Sistema para liquidar? Toma las novedades + La parametrización que se haya hecho a los conceptos en las políticas de calculo y los convierte en Movimiento Liquidado. Una vez tengo el movimiento liquidado saco los Informes de Pre-nómina y le hago la revisión correspondiente a esas Novedades.

POSIBILIDAD DE ERROR EN LA GRABACIÓN DE UNA NOVEDAD

Nota: Si entre Pre-nómina y la liquidación toca parar el proceso porque se ha ingresado erróneamente una novedad se debe seguir el siguiente proceso:
1.	Corregir la Novedad.
2.	Extraer la el envío -novedades generadas por módulo- y
3.	Generar de nuevo

V. Cuando la Pre-Nómina está lista imprimo los volantes de pago, realizo las transacciones bancarias, saco relación de bancos, efectuó los procesos contables y cierro la nómina.

¿Durante el cierre el sistema qué hace?

1.	Acumula la liquidación
2.	Mueve automáticamente de todos los módulos la información nueva, por ejemplo: a los préstamos  le acumula los saldos, a las vacaciones los estados, a los ahorros y auxilios les maneja el monto, a los embargos los acumulados, etc.
3.	Deja todos los maestros en los estados correspondientes para que estén listos para el próximo período.

2.PREPARACIÓN DEL PROYECTO

3. CRONOGRAMA DE IMPLEMENTACIÓN

4. SENSIBILIZACIÓN (compromisos del usuario y de Sysoft y Formatos de Parametrización de Conceptos)

5. INSTALACIÓN DE MIDASOFT.

6.CARGA INICIAL DE DATOS

7.PROGRAMA DE ENTRENAMIENTO PARA USUARIOS.

8.DEFINICIÓN DE LA CONTABILIZACIÓN DE LA NÓMINA 

9.PROVISIONES Y PARAFISCALES

10.PRUEBA y/o PARALELO 1 (En caso de tener un sistema antiguo se hace una comparación, si se inicia de cero en MIDASOFT es una Prueba)

11.PRUEBA y/o PARALELO 2

12. ACOMPAÑAMIENTO DURANTE LA SALIDA EN VIVO CON MIDASOFT

Modificado
Pedro Chadid
26/04/06